Die Personalakte: Ein wichtiger, aber nicht beliebter Teil für die meisten Unternehmer. Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gehören Aktenschränke mit persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter fast der Vergangenheit an. Was sind also die Vorteile der neuen Art der Personalverwaltung oder des E-HRM?
Ein wichtiger, aber nicht beliebter Teil für die meisten Unternehmer.
Personenbezogene Daten schützen / Gesetzgebung einhalten
Mit einem Online-System, in dem die Personaladministration nachverfolgt werden kann, kann die DSGVO problemlos eingehalten werden. Die Daten sind passwortgeschützt, es ist einfach zu überwachen, wer Zugriff auf die Daten hat und die Gefahr von Datenlecks wird verringert. Keine stundenlange Sucherei mehr in alten, verstaubten Akten.
Aufbewahrungsfrist
Die Personaladministration besteht hauptsächlich aus datenschutzrelevanten und persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter. Wenn diese Daten online bewahrt werden, ist es möglich, genau zu überwachen, wie dies geschieht. Und, häufig wird automatisch festgelegt, wann Daten zerstört werden sollen. Nach den Datenschutzgesetzen sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie nicht mehr erforderlich sind. Die Zerstörung von Daten fördert die Sicherheit und die Einhaltung neuer Gesetze.
Zugänglichkeit und Sicherheit in der Cloud
Wie bereits erwähnt, ist es mit einem Online-System einfach zu überwachen, wer welchen Zugriff auf welche Daten hat. Für jeden Benutzer ist ein Passwort erforderlich. Dies erhöht die Sicherheit und verringert gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit, dass eine unbefugte Person Zutritt zu dem System erlangt. Heutzutage sind Cloud-Server sehr sicher und die Wahrscheinlichkeit eines Online-Datenlecks ist daher gering, sofern ein gutes und vertrauenswürdiges System gewählt wird.
Zeit und Kosten
Die Möglichkeit, Daten mit einem Klick zu speichern, abzurufen, zu löschen oder zu modifizieren, spart nicht nur viel Zeit sondern auch Geld. Nie wieder volle Schränke, doppelte Daten und Sicherheitsprobleme. Keine Platzverschwendung mehr und alle Daten sind sofort verfügbar.
Einbindung Mitarbeiter
Die Online-Speicherung von Personaldaten bedeutet meistens, dass hierfür ein System oder eine mobile App zur Verfügung steht und die Mitarbeiter haben direkten Zugriff auf die eigenen Angaben, Abwesenheitsdaten, Urlaubstage und Überstunden. Wenn Sie diese Daten transparent gestalten, wirkt sich das positiv auf die Einbindung und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter aus. Transparenz kann in vielen Fällen helfen und unendliche Diskussionen vermeiden.
