Krankenrückkehrgespräch

Ein Krankenrückkehrgespräch führst du am ersten Arbeitstag nach einer Krankheit, meist in fünf bis fünfzehn Minuten. Kein Gesetz schreibt es vor, und nach der Diagnose fragst du nicht. Führst du es als feste Regel ein, etwa nach jeder Krankmeldung, hat ein vorhandener Betriebsrat mitzubestimmen. Ab mehr als sechs Wochen Krankheit im Jahr reicht es nicht mehr, dann bietest du ein betriebliches Eingliederungsmanagement an.

Was ist ein Krankenrückkehrgespräch?

Ein Krankenrückkehrgespräch ist ein Gespräch zwischen der direkten Führungskraft und Beschäftigten nach einer krankheitsbedingten Abwesenheit. Es heißt auch Rückkehrgespräch, in manchen Betrieben Willkommens- oder Fürsorgegespräch. Die Führungskraft begrüßt die Person zurück, bringt sie auf den Stand der Dinge und klärt, ob am Arbeitsplatz etwas zur Erkrankung beigetragen hat oder bei der Planung der nächsten Wochen berücksichtigt werden muss.

In vielen Betrieben ist das Rückkehrgespräch die erste Stufe des Fehlzeitenmanagements. Häufen sich Krankheitstage bei einer Person, folgt ein ausführlicheres Fehlzeitengespräch, und wer innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war, bekommt ein BEM-Angebot. Wann ein Personalgespräch wegen Krankheitstagen gerechtfertigt ist, ist eine eigene Frage mit eigenen Regeln.

Rückkehrgespräch, Fehlzeitengespräch und BEM im Vergleich

Ein Rückkehrgespräch ersetzt das BEM nicht. Erreicht jemand die sechs Wochen, bekommt er das BEM-Angebot, auch wenn es vorher schon mehrere Rückkehrgespräche gab. Was nach langer Krankheit sonst noch zu klären ist, von der Wiedereingliederung bis zum Anspruch auf den alten Arbeitsplatz, gehört zur Rückkehr an den Arbeitsplatz.

Ist ein Krankenrückkehrgespräch Pflicht?

Für dich als Arbeitgeber ist das Krankenrückkehrgespräch keine Pflicht. Es ist ein Werkzeug, das du einsetzen kannst, und viele Betriebe tun das, weil es wenig Zeit kostet und Probleme früh zeigt.

Ob Beschäftigte die Teilnahme verweigern dürfen, ist nicht abschließend geklärt. Gespräche über die Arbeit selbst, also über Aufgaben, Abläufe und den Dienstplan der nächsten Wochen, deckt dein Weisungsrecht. Über ihre Krankheit müssen Beschäftigte dagegen nichts sagen. Fachliteratur aus dem Betriebsratsumfeld rät, die Teilnahme freiwillig zu gestalten. Praktisch spricht viel dafür: Ein Gespräch, zu dem jemand nur widerwillig kommt, bringt dir keine Information, die du für die Planung brauchst.

Das Gespräch gehört an den ersten Arbeitstag. Während der Krankschreibung lädst du nicht dazu ein.

Welche Fragen sind im Krankenrückkehrgespräch erlaubt?

Erlaubt sind Fragen, die mit der Arbeit zu tun haben. Gute Fragen für den Schichtbetrieb sind zum Beispiel:

• „Bist du fit genug für deine Schichten diese Woche?“

• „Gibt es etwas, das wir bei der Planung der nächsten Wochen beachten sollen?“

• „Hat etwas bei der Arbeit zu deiner Erkrankung beigetragen, zum Beispiel zu viele Schichten am Stück, Zugluft an der Warenannahme oder Ärger im Team?“

• „Was hast du verpasst, und wobei sollen wir dich auf den neuesten Stand bringen?“

Nicht fragen solltest du nach der Diagnose, nach Medikamenten, nach dem Arzt oder nach privaten Umständen. Beschäftigte müssen die Diagnose nicht nennen. Ausnahme ist ein klarer Bezug zur Arbeit, etwa eine ansteckende Krankheit bei jemandem, der in der Küche mit Lebensmitteln arbeitet. Fragen, die nach Misstrauen klingen („Warst du wirklich krank?“), haben im Rückkehrgespräch nichts verloren. Wer an einer Krankschreibung zweifelt, hat dafür andere Wege, die beim ärztlichen Attest beschrieben sind.

Ablauf: Gesprächsleitfaden in fünf Schritten

1. Zeitpunkt wählen: am ersten Arbeitstag, vor Schichtbeginn oder in einer ruhigen Phase, unter vier Augen und nicht am Tresen oder an der Kasse.

2. Zurück begrüßen: „Schön, dass du wieder da bist.“ Kein Vorwurf, kein Kommentar zur Dauer.

3. Informieren: was sich während der Abwesenheit geändert hat, im Dienstplan, im Sortiment, an der Kasse oder im Team.

4. Fragen: ob es Einschränkungen gibt, die für die Arbeit wichtig sind, und ob etwas am Arbeitsplatz zur Erkrankung beigetragen hat.

5. Vereinbaren: was ihr anpasst und wer sich darum kümmert. Ist nichts zu ändern, ist das Gespräch an dieser Stelle fertig.

Schreib nach dem Gespräch nur auf, was für die Arbeit nötig ist: Datum, dass das Gespräch stattgefunden hat, und was ihr vereinbart habt. Eine Diagnose, die jemand freiwillig nennt, notierst du nicht, denn Gesundheitsdaten sind nach der DSGVO besonders geschützt. Notizen gehören in die offizielle Personalakte und nicht in eine Nebenakte. In die Personalakte dürfen Beschäftigte Einsicht nehmen (§ 83 Abs. 1 BetrVG).

Wann der Betriebsrat mitbestimmt

Führst du Krankenrückkehrgespräche nach festen Regeln ein, etwa nach jeder Krankmeldung, ab einer bestimmten Zahl von Krankheitstagen oder mit einem einheitlichen Formular, hat der Betriebsrat mitzubestimmen. Es geht dann um das Verhalten der Beschäftigten im Betrieb (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG). So hat das Bundesarbeitsgericht formalisierte Krankengespräche eingeordnet, bei denen Beschäftigte nach abstrakten Kriterien ausgewählt werden (BAG, Beschluss vom 8. November 1994, 1 ABR 22/94). Ob auch ein einzelnes, spontanes Gespräch darunter fällt, beurteilen Gerichte und Fachliteratur unterschiedlich.

In Betrieben mit Betriebsrat regelt deshalb meist eine Betriebsvereinbarung, wann ein Rückkehrgespräch stattfindet, wer es führt, welche Fragen zulässig sind und was dokumentiert wird. Ohne Betriebsrat entscheidest du das allein, solltest die Regeln aber genauso klar festlegen, damit jede Schichtleitung das Gespräch gleich führt.

Beispiel: drei Tage krank in der Filiale

Eine Verkäuferin in einem Supermarkt fehlt von Mittwoch bis Freitag mit einer Erkältung. Am Montag nimmt der Filialleiter sie zehn Minuten vor Schichtbeginn in den Pausenraum. Er sagt, dass er sich freut, dass sie wieder da ist, und erzählt, dass am Donnerstag Inventur ist und die Kasse ein Update bekommen hat. Dann fragt er, ob es etwas gibt, das sie für die Woche braucht.

Sie erzählt, dass sie in den letzten Wochen oft an der Warenannahme eingeteilt war, wo das Tor zwischen den Lieferungen offen steht und es zieht. Die beiden vereinbaren, dass das Tor zwischen den Lieferungen geschlossen bleibt und sie diese Woche an der Kasse eingeplant wird. Der Filialleiter notiert Datum, „Rückkehrgespräch geführt“ und die Vereinbarung zum Tor. Die Erkältung schreibt er nicht auf.

Rückkehrgespräche im Dienstplan einplanen

Damit das Gespräch am ersten Tag stattfindet, musst du wissen, wann jemand zurückkommt. In Shiftbase stehen Krankmeldungen in der Abwesenheitsplanung im selben Dienstplan wie die Schichten, mit Startdatum und, sobald bekannt, Enddatum. So siehst du am Freitag, wer am Montag wiederkommt, und legst die zehn Minuten in dessen erste Schicht. Ob sich Krankheitstage bei einer Person häufen, zeigt dir die Statistik Anfragen, gefiltert nach Zeitraum, Team und Abwesenheitsart, mit der Zahl der Tage pro Person.