Werkschema

Een werkschema legt vast op welke dagen een medewerker werkt en hoeveel uur per dag. Wie 36 uur per week werkt, kan dat doen in vier dagen van 9 uur of in vijf dagen van 7,2 uur. Uit die keuze volgt hoeveel verlofuren een vrije dag kost, wat een ziektedag aan uren wegneemt en wanneer iemand plus- of minuren maakt. De personeelsplanning van elke week begint bij de werkschema's van het team.

Wat is een werkschema?

Een werkschema is het vaste patroon van werkdagen en werkuren dat bij iemands arbeidsovereenkomst hoort. De Arbeidstijdenwet spreekt van een arbeids- en rusttijdenpatroon (art. 4:2). HR- en salarissystemen gebruiken het werkschema als norm: de gewerkte uren, het verlof en de ziekte van een medewerker worden ertegen afgezet.

In het dagelijks spraakgebruik heet ook het rooster zelf soms een werkschema, dus het overzicht van wie er deze week wanneer werkt. Op deze pagina noemen we dat het personeelsrooster. Het verschil zit in hoe lang iets meegaat. Het werkschema blijft staan tot het contract verandert. Het rooster maak je elke week opnieuw.

Werkschema, basisrooster en personeelsrooster

Drie woorden lopen in de planning door elkaar, terwijl ze elk iets anders vastleggen:

In een kantoor met vaste tijden vallen ze bijna samen: het werkschema is dan ook het rooster. In de horeca, de retail of de schoonmaak zegt het werkschema vaak alleen hoeveel uur iemand werkt en op welke dagen niet. Hoe laat de diensten beginnen, regelt het basisrooster of het rooster van die week.

Voorbeelden van werkschema's

De meest voorkomende werkschema's, van een volle werkweek tot een kleine deeltijdbaan:

Bij een om-en-om-schema staat in het contract het gemiddelde, hier 36 uur, en in het werkschema welke week welke is. Het 9/80-werkschema komt uit de Verenigde Staten. In Nederland zie je vaker de vierdaagse werkweek van 4 keer 9 uur, met hetzelfde idee: langere dagen in ruil voor een extra vrije dag.

Bij een parttime contract hoort een werkschema van minder dan een volle week. Een oproepkracht heeft geen vaste uren en dus ook geen vast werkschema. De uren volgen uit de oproepen. Een hybride werkschema gaat over iets anders, namelijk over waar iemand werkt: twee dagen thuis, drie op kantoor. Voor teams in diensten speelt dat zelden.

Wat het werkschema betekent voor verlof, ziekte en plus- en minuren

Sanne en Mark werken allebei 36 uur per week. Sanne werkt maandag tot en met donderdag 9 uur, Mark werkt vijf dagen van 7,2 uur. Ze hebben hetzelfde aantal contracturen. Toch kost een vrije dag hen niet evenveel uren.

Het wettelijke minimum aan vakantie is vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week (art. 7:634 lid 1 BW). Voor allebei is dat 144 uur. Een vrije dag kost Sanne 9 uur en Mark 7,2 uur. Sanne kan dus 16 dagen vrij nemen en Mark 20. Allebei zijn ze daarmee vier weken weg. Wie verlof in dagen bijhoudt en iedereen met 36 uur 20 dagen geeft, geeft Sanne 36 uur te veel.

Ziekte werkt hetzelfde. Meldt Sanne zich op dinsdag ziek, dan valt er 9 uur uit. Bij Mark is dat 7,2 uur. Met een feestdag ligt het anders. Er is geen wettelijk recht op een vrije feestdag: of iemand vrij is en doorbetaald krijgt, staat in de cao of de arbeidsovereenkomst. Valt Goede Vrijdag op de vaste vrije dag van Sanne, dan verandert er voor haar niets. Of Mark die vrijdag vrij is, hangt af van wat zijn cao of contract erover zegt.

Plus- en minuren reken je ook vanuit het werkschema. Werkt Sanne op dinsdag 10 uur, dan hangt het van je afspraak af of dat een plusuur is. Tel je per dag, dan staat ze 1 uur in de plus. Tel je per week, dan pas als ze boven de 36 uur uitkomt. Leg vast hoe je telt, dan is er bij de afrekening geen discussie.

Een werkschema opstellen

Je stelt het werkschema op bij de start van het contract. Veranderen de uren of de dagen, dan doe je het opnieuw. Deze stappen houden het werkbaar:

1. Begin bij de contracturen uit de arbeidsovereenkomst. Die bepalen het totaal per week of het gemiddelde over een paar weken.

2. Leg de uren naast de drukte. Op welke dagen heb je deze persoon nodig? Een forecast van de verwachte omzet of het aantal gasten laat zien welke dagen zwaar zijn.

3. Vraag de medewerker naar vaste vrije dagen, zoals een zorgdag of een studiedag. Houdt het werkschema daar rekening mee, dan hoef je het minder vaak aan te passen.

4. Toets het patroon aan de Arbeidstijdenwet. Een dienst duurt maximaal 12 uur en een week maximaal 60 uur. Over 16 weken mag het gemiddelde niet boven 48 uur per week komen (art. 5:7 lid 2). Tussen twee diensten zit minstens 11 uur rust. Eenmaal per zeven dagen mag dat 8 uur zijn als het werk dat vraagt (art. 5:3 lid 2).

5. Zet het werkschema in de arbeidsovereenkomst of het HR-systeem, met de datum waarop het ingaat.

Vanuit de werkschema's van het team maak je daarna het rooster van de week. Begin je in Excel, dan geeft de werkrooster-template in Excel een opzet met de dagen in de kolommen en de medewerkers in de rijen. Welke taak iemand binnen een dienst doet, leg je vast in een werkplanning.

Een werkschema wijzigen: wat mag de werkgever en wat mag de medewerker?

Het werkschema hoort bij de arbeidsovereenkomst, dus de werkgever verandert het niet zomaar. Eenzijdig wijzigen kan alleen als er een schriftelijk wijzigingsbeding in het contract staat en de werkgever een zwaarwichtig belang heeft dat zwaarder weegt dan het belang van de medewerker (art. 7:613 BW). Zonder zo'n beding pas je het werkschema aan in overleg met de medewerker.

Het rooster binnen het werkschema maak je op tijd bekend. Eerst geldt wat de cao daarover zegt, daarna wat je met de medewerker hebt afgesproken. Is er niets geregeld, dan maak je de werktijden minstens 28 dagen van tevoren bekend (art. 4:2 Arbeidstijdenwet).

Een medewerker kan zelf om een ander werkschema vragen op grond van de Wet flexibel werken. Dat kan na 26 weken in dienst, schriftelijk en minstens twee maanden voordat de wijziging moet ingaan. Het verzoek gaat over meer of minder uren, over de spreiding van de uren over de week of over de werkplek. Meer of minder uren en andere werktijden wijs je alleen af bij een zwaarwegend bedrijfsbelang, zoals ernstige problemen met het rooster of de veiligheid. Neem je niet uiterlijk een maand voor de ingangsdatum een beslissing, dan gaat het verzoek door zoals de medewerker het vroeg (art. 2 Wet flexibel werken). Werkgevers met minder dan 10 werknemers vallen buiten dit artikel, maar maken wel een eigen regeling voor verzoeken om meer of minder uren.

Werkschema's bijhouden in Shiftbase

In Shiftbase staan de contracturen per dag in het contract van elke medewerker. Daaruit rekent Shiftbase de plus- en minuren en de vakantie-uren uit. Verandert het werkschema, dan sluit je het oude contract af en maak je een nieuw contract met de nieuwe uren. Zo blijven de uren van vóór de wijziging kloppen. Dat werkt voor een team van tien hetzelfde als voor een grote organisatie met veel afdelingen.

Bij het maken van het rooster zie je van iedereen de contracturen, de beschikbaarheid en het goedgekeurde verlof. Komt iemand boven de contracturen uit of overlapt een dienst met verlof, dan krijg je een waarschuwing. Shiftbase toetst het rooster aan de Arbeidstijdenwet voordat je het publiceert. Zo plan je het rooster vanuit de werkschema's die al in de contracten staan.