Maandplanning

Wat is een maandplanning?

Een maandplanning is de planning van je personeel voor één kalendermaand: hoeveel mensen je per dag nodig hebt, wie er met verlof is, hoeveel contracturen je team in die maand heeft en welke diensten daaruit volgen. Ze zit tussen het vaste basisrooster en het rooster van de komende week in.

Maandplanning en maandrooster worden vaak door elkaar gebruikt. De maandplanning is de som vooraf: het werk van de maand tegenover de uren die je hebt. Het maandrooster is de uitkomst, met een naam bij elke dienst. Hoe je dat rooster stap voor stap invult, staat bij maandrooster maken.

Wat er in een maandplanning staat

Een maand is lang genoeg om drukte en verlof te zien aankomen en kort genoeg om nog te kloppen als het zover is. In de maandplanning komen daarom de gegevens die per maand verschillen:

Wat er niet in hoort, is de verdeling van het werk binnen een dienst. Wie de kassa doet en wie de levering aanneemt, werk je uit in de werkplanning. Hier gaat het om hoeveel uur er nodig is en wie die uren kan maken.

Rekenvoorbeeld: december in een speciaalzaak

Een kaas- en delicatessenwinkel is open van dinsdag tot en met zaterdag, van 09:00 tot 18:00 uur. Normaal staan er twee mensen in de winkel, op vrijdag en zaterdag drie. In de twee weken voor kerst komt er elke dag iemand bij. Op 24 en 31 december sluit de winkel om 16:00 uur, op 25 en 26 december blijft hij dicht.

De vaste kern bestaat uit drie medewerkers met samen 80 contracturen per week. In week 49 en 50 komt de winkel 28 uur per week tekort, in week 51 73 uur. Die gaten vul je met oproepkrachten of met extra uren voor parttimers die dat willen. In week 53 is het andersom: er is 30 uur minder werk dan contracturen. Dat is de week om het verlof te plannen dat al op de lijst staat.

Zonder deze som zie je het tekort pas als de weken al vol staan. Dan gaat de vraag om extra uren voor week 51 op het laatste moment de deur uit, terwijl de oproepkrachten hun december al hebben ingedeeld.

Waarom geen maand hetzelfde aantal uren heeft

Een contract noemt uren per week en een maand heeft geen vast aantal weken. Hoeveel uur iemand volgens het rooster werkt, verschilt daardoor per maand. Neem een medewerker met 32 uur, verdeeld over vier dagen van 8 uur van dinsdag tot en met vrijdag:

• December 2026 telt 19 van die dagen. Eerste kerstdag valt op vrijdag 25 december, dus blijven er 18 over: 144 uur.

• Februari 2027 telt 16 van die dagen: 128 uur.

• Gemiddeld per maand is het 138,67 uur (32 × 52 weken ÷ 12).

Het salaris gaat meestal uit van het gemiddelde, het rooster van de werkelijke dagen. In december plan je deze medewerker dus 5,33 uur boven het gemiddelde in, in februari 10,67 uur eronder. Over een jaar valt dat tegen elkaar weg zolang je het per maand bijhoudt. Wie elke maand naar het gemiddelde roostert, bouwt ongemerkt minuren of plusuren op. Wat er met de uren van een gesloten feestdag gebeurt, staat in je cao of in het contract. De omrekening voor elk contract vind je bij werkuren per maand.

Wanneer de maandplanning bekend moet zijn

Volgens de Arbeidstijdenwet maak je een werkpatroon zo tijdig mogelijk bekend (art. 4:2). Wat tijdig is, regelt je cao of een afspraak met de medewerker. Staat er nergens iets over, dan geldt 28 dagen van tevoren. De maandplanning voor december moet dan uiterlijk 3 november bij je team liggen.

Laat het werk dat niet toe, dan maak je 28 dagen vooraf in elk geval bekend op welke dag de wekelijkse rust begint. De werktijden zelf volgen dan minstens vier dagen vooraf. Voor oproepkrachten geldt ook een termijn van vier dagen (art. 7:628a BW): roep je later op, dan hoeven ze niet te komen. Een cao kan die termijn inkorten tot minimaal 24 uur.

Vanaf die 28 dagen terugrekenen geeft een vast ritme. Vraag de beschikbaarheid en de verlofwensen zes weken voor de nieuwe maand op, maak de planning in de week daarna en publiceer hem uiterlijk vier weken voor de eerste dag. Je team weet dan elke maand op welke dag het nieuwe rooster klaarstaat.

Waar een maandplanning op vastloopt

De Arbeidstijdenwet rekent niet in kalendermaanden. Een medewerker van 18 jaar of ouder werkt gemiddeld hoogstens 55 uur per week in elke periode van vier aaneengesloten weken en gemiddeld hoogstens 48 uur per week over zestien weken (art. 5:7). Van die 55 uur kan een cao afwijken, binnen de grens van gemiddeld 48 uur. Een maandplanning die op zichzelf klopt, kan over de maandgrens heen toch te veel uren geven: de drukke laatste week van november en de drukke eerste weken van december vallen in hetzelfde blok van vier weken. Voor medewerkers onder de 18 ligt de grens op gemiddeld 40 uur per week over vier weken, met hoogstens 9 uur per dienst en 45 uur per week.

Een oproepkracht die je in de maandplanning al op een dienst zet, is pas opgeroepen als je dat schriftelijk of elektronisch hebt laten weten. Trek je de oproep binnen vier dagen voor de dienst in of verschuif je de tijden, dan betaal je de uren van de oorspronkelijke oproep (art. 7:628a lid 3). Reservediensten voor oproepkrachten die je later schrapt, kosten dus geld als je ze te laat schrapt.

Verlofaanvragen die binnenkomen nadat de maand gepubliceerd is, zijn de bekendste reden om de planning opnieuw open te breken. Een vaste deadline voor verlof in de volgende maand, een paar dagen voordat je de planning maakt, scheelt die extra ronde.

Maandplanning in Excel of in Shiftbase

Voor een klein team met vaste diensten werkt een maandplanning in Excel prima: een tabblad per maand, de dagen in de rijen en de mensen in de kolommen. Met de template voor personeelsplanning in Excel begin je niet met een leeg blad.

Excel rekent alleen wat je zelf invoert. De werkelijke uren per contract in deze maand, het gemiddelde over vier weken over de maandgrens heen en het verlof dat na de publicatie binnenkomt, houd je met de hand bij. Bij een team met wisselende diensten wordt dat elke maand meer werk.

Met personeelsplanning in Shiftbase stel je de bezetting per dag in en bekijk je het rooster per dag, week of maand, met het verlof en de opgegeven beschikbaarheid van je team ernaast. Een week kopieer je naar de volgende, daarna pas je aan wat anders is. Zet je de verwachte omzet en een budget erbij, dan zie je per dag wat de geplande uren kosten. Shiftbase toetst het rooster aan de Arbeidstijdenwet en waarschuwt als een dienst over een grens gaat. Daarna publiceer je de maand en ziet je team de diensten in de app.