Dienstplangestaltung

Dienstplangestaltung: Wie Sie Ihre Mitarbeiter einbinden

Die Dienstplangestaltung ist ein wichtiger Bestandteil jeder Organisation, der jedoch häufig übersehen wird. Ein Dienstplan ist ein Plan, in dem festgelegt ist, wann jeder Mitarbeiter zu arbeiten hat. Er ist ein Instrument, mit dem Sie sicherstellen können, dass alle Mitarbeiter die Stunden arbeiten können, für die sie verfügbar sind.

Der Dienstplan sollte so gestaltet sein, dass er die Mitarbeiter in die Organisation einbindet. Er sollte flexibel genug sein, um den Bedürfnissen der Mitarbeiter und den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Ein gut gestalteter Dienstplan kann dazu beitragen, die Arbeitsmoral und Motivation der Mitarbeiter zu verbessern.

In diesem Artikel werden wir einige kritische Faktoren erörtern, die bei der Gestaltung eines Dienstplans berücksichtigt werden müssen. Wir geben auch Tipps zur Integration Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Dienstplan.

Wer gestaltet den Dienstplan?

In der Regel wird der Dienstplan von den Vorgesetzten erstellt. Je nach Größe des Unternehmens können auch die Abteilungsleiter dafür verantwortlich sein. Am Ende der Arbeit prüft oder genehmigt der Chef in der Regel den fertigen Dienstplan.

Wie sieht ein Dienstplan für Kindertagesstätten aus?

Ein Dienstplan zeigt bestenfalls auf den ersten Blick die Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Da Sie die Arbeitszeiten der Erzieherinnen und Erzieher häufig an die jeweilige Situation anpassen können, ist es wichtig, den tatsächlichen Dienstplan zu kennen.

Es wäre natürlich hilfreich, wenn Sie Ihren eigenen Plan hätten. Es ist auch wichtig, dass Sie sich schnell über die Dienste Ihrer Gruppenkollegen informieren.

Die Vorbereitungszeit ist ein ständiges Gesprächsthema in Kindertagesstätten und kindergarten. Deshalb sollte der Dienstplan die Zeiten enthalten, die der Arbeitgeber in der Regel regelt. Auf diese Weise verhindern Sie, dass es in Ihrer Einrichtung zu "schlampigen Vorbereitungszeiten" kommt, in denen sich das Personal auf Elterngespräche vorbereitet, Portfolios aktualisiert usw.

Ein Dienstplan sollte die verschiedenen Aufgaben klar kennzeichnen, um zwischen Kinderbetreuung und Vorbereitungszeit zu unterscheiden.

Was ist bei der Dienstplangestaltung zu beachten?

Dienstplangestaltung

Die Erstellung eines Dienstplans und die Aufstellung eines Personalplans kann für jeden, der sich im Rahmen seiner täglichen Arbeit regelmäßig mit damit zusammenhängenden Fragen beschäftigt, kompliziert sein. Wenn Sie Schichten korrekt zuweisen wollen, müssen Sie mehrere Faktoren berücksichtigen:

  • Die Arbeitszeit der Mitarbeiter wird bei ihrem Eintritt in das Unternehmen festgelegt.
  • Die Arbeitszeiten werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Arbeitsvertrag vereinbart.
  • Gemäß dem Arbeitszeitgesetz gibt es einige gesetzliche Regelungen.
  • Die Abwesenheit von Teammitgliedern (Urlaub und Krankheit)
  • Verfügbarkeit der Mitarbeiter
  • Sicherstellung, dass die Kollegen gerecht eingeteilt werden (Vermeidung von ungerechten Dienstplänen) 

 

Was sollte ich bei der Erstellung eines Dienstplans beachten?

Die Erstellung eines Dienstplans erfordert mehr als nur die willkürliche Einteilung Ihrer Mitarbeiter. Im Gaststättengewerbe ist der Dienstplan ein wesentlicher Bestandteil. Es kommt vor, dass Mitarbeiter aus persönlichen Gründen, wegen Urlaub oder Krankheit ein oder zwei freie Tage benötigen. Um dies zu erreichen, darf die Höchstarbeitszeit 10 Stunden nicht überschreiten.

Erstellen eines Dienstplans auf - einer rechtlichen Grundlage

Der Dienstplan, den Sie erstellen, muss Folgendes berücksichtigen:

Ein Arbeitnehmer darf maximal zehn Stunden arbeiten.

Pausen sind ideal, aber sie müssen berücksichtigt werden. Gesetzliche Grundlagen für die Arbeitszeiten in der Gastronomie finden Sie hier.

Dienstplanaushänge sind für Arbeitgeber verbindlich. Deshalb ist es wichtig, Änderungen mit dem Arbeitnehmer zu besprechen, bevor sie umgesetzt werden.

Warum der Online-Zugang zu Dienstplänen so wichtig ist

Close up low angle view of a man working from home on a laptop computer sitting at a desk surfing the internet

Ob das Schwarze Brett oder eine "modernere" Variante wie eine Excel-Vorlage für den Dienstplan, beide haben ihre Berechtigung. Es gibt vier Gründe, warum es keine gute Idee ist, den Dienstplan zu exportieren oder auszudrucken:

Jedes Mitglied des Dienstplanes kann die persönlichen Daten der anderen sehen!

Der Dienstplan enthält persönliche Informationen über die Mitarbeiter. Im Zuge der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) kann dies zu einer Herausforderung für den Dienstplan werden.

Warum ist das so? Das ist ganz einfach: Jeder kann auf Informationen über die Schichten und Abwesenheiten aller Mitarbeiter zugreifen. Außerdem können Dritte an den Dienstplänen vorbeigehen, ohne sie zu bemerken.

Unser Artikel mit dem Titel Aushang von Dienstplänen: OK oder nicht? erörtert den Zusammenhang zwischen Dienstplänen und Datenschutz.

Kurzfristige Änderung der Ressourcenplanung erhöht die Arbeitsbelastung

Wenn Sie einen Dienstplan exportieren, erhalten Sie immer die aktuellste Einsatzplanung. Dienstpläne werden veraltet, wenn es einen Arbeitsausfall oder einen Schichtwechsel gibt. Ein Arbeitsplan wird in mehreren Versionen verteilt, was zu Verwirrung bei den Mitarbeitern führt.

Dienstpläne sind immer aktuell und von überall aus zugänglich, was dieses Problem verhindert, da sie nicht auf das "Schwarze Brett" beschränkt sind. Außerdem ersparen sich die Dienstplaner das wiederholte Versenden des Entlassungsplans per E-Mail.

Der fehlende Online-Zugang verhindert die Einbindung der Mitarbeiter.

Mitarbeiter können nur dann an der Einsatzplanung teilnehmen, wenn sie online auf den Dienstplan zugreifen können. So wie ein Dienstplan aufgebaut ist, haben die Mitarbeiter auf der untersten Ebene online Zugriff auf den Dienstplan. Wenn Sie diesen Schritt getan haben, können Sie noch einen Schritt weiter gehen.

Verzögerung bei der Weitergabe von Informationen

Die Weitergabe von Dienstplaninformationen durch den Dienstplanexport und die anschließende Dienstplanbuchung ist immer mit einer leichten Verzögerung verbunden. Mit der Cloud-Software von shiftbase können die Mitarbeiter jederzeit ihren aktuellen Schichtplan einsehen.

Rationalisierung der Dienstplangestaltung mit Mitarbeiterintegration

Shiftbase ermöglicht es dem Arbeitgeber, bei der Dienstplangestaltung die Beteiligung der Mitarbeiter an der Erstellung des Dienstplans zu steuern. Damit entscheidet die Verwaltung über den Grad der Flexibilität. Alle Informationen werden in der Shiftbase-Cloud gespeichert, so dass kurzfristige Verfügbarkeitsabfragen nicht mehr notwendig sind.

Verfügbarkeiten speichern

Für eine flexible und faire Dienstplangestaltung ist es unerlässlich, die Schichten nach den Wünschen und Bedürfnissen der Mitarbeiter zu planen. Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeiten im digitalen Schichtplaner von Shiftbase hinterlegen, so dass der Disponent weiß, welche Arbeitstage und -stunden für sie in Frage kommen.

Bei der Zuteilung eines Dienstplans berücksichtigt die Verwaltung die interne Personalbesetzung. Es ist daher nicht immer möglich, die angegebene Verfügbarkeit zu berücksichtigen.

Die Zeiten werden von den Mitarbeitern selbst gespeichert und sind somit verbindlich. Einem Mitarbeiter kann keine Aufgabe zugewiesen werden, die für ihn nicht machbar ist. Das Shiftbase-Mitarbeiterprofil ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Verfügbarkeit zu hinterlegen.

Mitarbeiter bewerben sich für Schichten.

Die Integration der Mitarbeiter kann auch durch Bewerbungen auf Schichten erreicht werden. Das Ganze lässt sich anhand eines Beispiels erklären: Der Verantwortliche für die Dienstpläne legt z.B. eine Früh-, Spät- und Nachtschicht an. Die Mitarbeiter können sich dann entsprechend ihrer Präferenzen für Schichten bewerben.

Für die Veröffentlichung von Bewerbungen innerhalb von Shiftbase gibt es mehrere Möglichkeiten. Die Mitarbeiter können auswählen, ob sie sich für Vollzeitstellen bewerben können und ob ihre Kollegen ihre Bewerbungen sehen können.

Neben dem Anfordern von freien Schichten können Mitarbeiter über die Dienstplanverwaltung auch geeignete Schichten vorschlagen.

Diensteinteilung durch Tausch von Schichten

Es kann mühsam sein, alles selbst zu verwalten. Schichten können auch selbständig zwischen Mitarbeitern getauscht werden - das schafft Unabhängigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit. Diese Flexibilität ist jedoch viel kritischer.

Mitarbeiter können auch Schichten tauschen, wenn sie einen Arzttermin haben. In diesem Fall können andere Mitarbeiter die Schicht übernehmen. Ein Schichttausch ist nur dann erfolgreich, wenn eine Schicht angenommen wird. Wenn sich die Person zum ersten Mal anmeldet, bleibt der Dienst bei ihr.

So wird die Handlungsfähigkeit der Teammitglieder deutlich erhöht. Außerdem verringern kurzfristige Änderungen das Risiko unfairer Dienstpläne, da sie keine lange Vorlaufzeit erfordern.

Die Integration von Mitarbeitern ist mit einem Selbstorganisator freier

Mitarbeiter, die ein Dienstplanungssystem haben, das ihnen freundlich gesinnt ist, können ihre Shiftbase einteilen und können nur dann Schichteinteilungen erstellen, wenn es bereits eine für den Mitarbeiter erstellt hat. Es ist kein Geheimnis, dass dieses Selbsteinschätzungssystem auf Vertrauen basiert.

Es hat jedoch den Vorteil, dass der Zeitplan aufgefüllt werden kann, ohne dass der Planer weiter benutzt werden muss. Dieser Ansatz ist besonders für Redakteure interessant.

In Unternehmen und Branchen, in denen die Mitarbeiter ihre Dienstpläne selbst organisieren und erstellen, bietet sich die Dienstplangestaltung durch Selbstorganisation an.

Nutzen Sie den Dienstplan, um Ihre Arbeitszeiten zu gestalten.

Noch mehr Flexibilität erhalten die Mitarbeiter, wenn sie ihren Dienstplan frei nach Verfügbarkeit wählen können: Das Recht, den Dienstplan selbst zu bestimmen, bietet die größte Flexibilität.

Hier können die Mitarbeiter ihre Arbeitsschichten selbst gestalten und nicht nur bestehende Schichten eingeben. Arbeitnehmer, die flexible Zeitpläne haben oder nur bei Bedarf ausrücken, können von dieser Einstellung erheblich profitieren.

Sie sollten dieses Recht nicht auf die leichte Schulter nehmen. Shiftbase sollte den Mitarbeitern zur Verfügung stehen, die diese Rechte haben. Außerdem muss es klare Regeln geben, z. B. dass in Krankenhäusern eine ausreichende Anzahl von Pflegekräften in der Frühschicht von 6 bis 14 Uhr arbeiten muss.

Tipps für die Erstellung eines Dienstplans

Frühzeitig planen

Die Erstellung eines Jahresdienstplans ist im Gastgewerbe nicht die beste Lösung. Dienstpläne sollten zwei Wochen im Voraus erstellt werden. Das erspart Ihnen im Falle eines Ausfalls eine Menge Stress. Die Planung von freien Tagen im Voraus ist für die Mitarbeiter ebenso befriedigend.

Ein Dienstplan mit Notdiensten

Gestern war ich hier, und heute bin ich krank. Das kann passieren, deshalb sollten Sie einen Notfallplan haben. Die Anwesenheit von Callcentern oder Notdienstmitarbeitern ist zwar nicht ideal, hilft Ihnen aber, den Plan kurzfristig und stressfrei aufrechtzuerhalten.

Aushang von Dienstplänen zu festen Zeiten

Es ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer von Vorteil, einen Zeitplan für die Erstellung von Dienstplänen festzulegen. Der Wochenplan ist jeden Montag für die folgende Woche fällig, also sollten Sie ihn aufschreiben und die flexibleren freien Tage der Mitarbeiter planen.

Bei den Dienstplänen sollten Überstunden berücksichtigt werden.

Es ist wichtig, dass Sie bei der Dienstplangestaltung möglichst viel Rücksicht auf Mitarbeiter nehmen, die viele Überstunden machen. Schließlich müssen Überstunden abgebaut oder ausbezahlt werden.

Besonders kritisch ist es, wenn Mitarbeiter im Sommerloch, wenn der Betrieb eher ruhig läuft, einen halben Tag frei nehmen oder nur einen halben Tag arbeiten.

Boxenstopp machen

Nur mit motivierten und gesunden Mitarbeitern kann ein Gastronomiebetrieb erfolgreich sein. Das Gaststättengewerbe ist für seine langen Arbeitszeiten bekannt. Sie müssen dafür sorgen, dass jeder Mitarbeiter mindestens 11 Stunden Ruhezeit pro Woche erhält.

Wo kann ich Dienstpläne erstellen?

Die Online-Erstellung von Dienstplänen ist inzwischen eine gängige Praxis. Dieses Angebot wird aber nur von wenigen Unternehmen genutzt. Online-Dienstpläne haben nur Vorteile.

Die Möglichkeit, Dienstpläne online zu erstellen, ist vorhanden.

Dienstpläne werden per E-Mail oder App an die Mitarbeiter verschickt.

Das spart Papier.

Wann sollten Mitarbeiter Zugang zu Dienstplänen haben?

In manchen Unternehmen werden die Dienstpläne erst drei oder vier Tage vor der Sitzung veröffentlicht. Die Mitarbeiter können ihre Urlaubstage nicht planen. Bei der Erstellung eines Dienstplans sollten Sie ein faires Dienstplandesign verwenden.

Dienstpläne sollten mindestens zwei Wochen im Voraus veröffentlicht werden. Die freie Zeit der Mitarbeiter wird nicht eingeschränkt. Sie können den Dienstplan ohne Stress ändern, wenn sich Termine oder Krankheiten spontan ändern.

Dienstplanungsplattformen im Internet sind wichtig für das Verständnis.

Ein Schichtplaner, auf den Sie online zugreifen können

Online-Schichtplaner machen die Erstellung von Dienstplänen einfach. Ihre Mitarbeiter können hier individuell und gesetzeskonform eingetragen werden.

Die Vorteile der Nutzung eines Online-Schichtplaners sind unter anderem:

Nach Fertigstellung können Sie den Dienstplan per E-Mail, SMS oder Dropbox versenden.

Das System berücksichtigt automatisch die Pausen.

Die Arbeitszeiten werden online aufgezeichnet.

Für eine bessere Übersicht können Sie Urlaubstage in einen Kalender eintragen.

 

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