A1-Bescheinigung: So erfüllen Arbeitgeber ihre EU-Nachweispflicht richtig

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung – auch als Deckungszusage bekannt – ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument, das bei vorübergehenden beruflichen Tätigkeiten in anderen EU-/EWR-Staaten oder der Schweiz zwingend erforderlich ist. Sie dient dem Nachweis, dass ein Arbeitnehmer weiterhin den Sozialversicherungsvorschriften seines Heimatlandes unterliegt – auch während eines Auslandseinsatzes.

Grundlage hierfür ist die EU-Verordnung (EG) Nr. 883/2004, welche die soziale Sicherheit in der Europäischen Union regelt. Ziel ist es, die Doppelversicherung in mehreren Staaten zu vermeiden.

Warum ist die A1-Bescheinigung notwendig?

Obwohl Arbeitnehmer innerhalb der EU grundsätzlich ohne Arbeitserlaubnis tätig sein dürfen, unterliegen sie dennoch dem sogenannten Territorialprinzip. Das bedeutet: Die Sozialversicherungspflicht richtet sich grundsätzlich nach dem Beschäftigungsstaat. Mit der A1-Bescheinigung wird jedoch bestätigt, dass bei einer Entsendung weiterhin das nationale Sozialversicherungsrecht gilt – unabhängig vom Einsatzort.

Damit dient die A1-Bescheinigung als:

• Nachweis gegenüber ausländischen Behörden

• Schutz vor doppelten Sozialabgaben

• Absicherung bei Betriebsprüfungen und Kontrollen

Ohne gültige A1-Bescheinigung kann der betroffene Mitarbeiter von der Arbeit im Ausland ausgeschlossen werden oder es drohen Bußgelder und Nachforderungen.

Wann wird sie benötigt?

Die A1-Bescheinigung wird immer dann benötigt, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend in einem anderen EU-Mitgliedstaat, einem EWR-Land (Island, Liechtenstein, Norwegen) oder der Schweiz tätig wird – unabhängig von der Dauer oder Art der Tätigkeit.

Typische Einsatzszenarien:

• Dienstreisen (z. B. Kundenbesuche, Schulungen, Messen)

• Montageeinsätze oder Projektarbeit im Ausland

• Temporäre Entsendung im Rahmen von Dienstverträgen

• Grenzüberschreitende Tätigkeiten von Außendienstmitarbeitern

• Mehrere Tätigkeitsorte in verschiedenen Mitgliedstaaten

Wichtig: Die Pflicht zur A1-Bescheinigung gilt auch bei kurzfristigen Einsätzen, selbst wenn der Aufenthalt nur wenige Stunden oder Tage dauert. Es gibt keine zeitliche Bagatellgrenze.

Sonderfälle:

• Auch bei nicht abhängigen Beschäftigten (z. B. Selbstständige oder Geschäftsführer mit Entgelt) kann die A1-Pflicht bestehen.

• Für Arbeitnehmer mit mehreren Einsatzländern kann eine spezielle Bescheinigung für Mehrstaatentätigkeit erforderlich sein.

Wird keine A1-Bescheinigung vorgelegt, kann dies zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen, etwa durch Bußgelder ausländischer Behörden, Verweigerung des Arbeitseinsatzes oder Nachforderungen von Sozialabgaben im Tätigkeitsland.

A1-Bescheinigung - für welche Länder?

Die A1-Bescheinigung ist bei beruflichen Auslandseinsätzen in folgenden Ländern erforderlich:

Hinweis: Für Einsätze in Drittstaaten (Nicht-EU/EWR) – etwa in den USA, Kanada, Großbritannien oder China – gelten bilaterale Sozialversicherungsabkommen, aber nicht die A1-Bescheinigung. Hier können ggf. andere Nachweise erforderlich sein.

Wie ist die A1-Bescheinigung zu beantragen?

Die Beantragung der A1-Bescheinigung erfolgt ausschließlich digital und muss vom Arbeitgeber initiiert werden – auch bei kurzfristigen Auslandseinsätzen. Zuständig ist je nach Versicherungsstatus die Krankenkasse oder die Deutsche Rentenversicherung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für Arbeitgeber:

🗓️ Frühzeitige Planung:
Starten Sie die Vorbereitung rechtzeitig vor dem Auslandseinsatz – idealerweise mehrere Wochen im Voraus, um Verzögerungen zu vermeiden.

🏢 Zuständige Stelle ermitteln:

• Gesetzlich krankenversicherte Mitarbeiter: zuständige Krankenkasse

• Privat versicherte oder geringfügig Beschäftigte: Deutsche Rentenversicherung

💻 Digitaler Antrag einreichen:
Die Übermittlung erfolgt elektronisch über sv.net oder eine systemgeprüfte Entgeltabrechnungssoftware. Ein Papierantrag ist seit Juli 2019 nicht mehr zulässig.

📝 Erforderliche Angaben & Unterlagen:

• Persönliche Daten des Mitarbeiters

• Zeitraum und Ort der Auslandstätigkeit

• Art der Beschäftigung

• Nachweis über die deutsche Sozialversicherungspflicht

📄 Bescheinigung erhalten & bereithalten:
Nach Genehmigung wird die A1-Bescheinigung digital übermittelt und sollte beim Auslandseinsatz ausgedruckt oder digital mitgeführt werden – für eventuelle Kontrollen.

Wie lange dauert die Rückmeldung, bis eine A1-Bescheinigung ausgestellt wird?

Die Bearbeitungsdauer für die Ausstellung einer A1-Bescheinigung ist abhängig von der zuständigen Stelle und der Vollständigkeit des Antrags. In der Regel erfolgt die Rückmeldung innerhalb weniger Werktage.

Richtwerte für die Bearbeitungszeit:

• Digitale Anträge über sv.net oder Entgeltabrechnungssoftware werden meist innerhalb von 2 bis 5 Werktagen bearbeitet.

• Bei komplexen Sachverhalten (z. B. Mehrstaatentätigkeit, Unklarheiten zur Versicherungspflicht) kann die Prüfung mehrere Wochen dauern.

Tipps für eine schnellere Bearbeitung:

• Vollständigkeit prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben korrekt und vollständig sind.

• Unterlagen beifügen: Fehlen Nachweise, verzögert sich die Ausstellung.

• Frühzeitige Antragstellung: Je früher der Antrag eingeht, desto eher liegt die Bescheinigung vor – idealerweise mindestens eine Woche vor Abreise.

Hinweis: Die A1-Bescheinigung ist nicht rückwirkend gültig. Sie muss vor Beginn des Auslandseinsatzes beantragt und mitgeführt werden.

Folgen ohne Nachweis: Was passiert ohne A1-Bescheinigung?

Wird bei einer Kontrolle im Ausland keine gültige A1-Bescheinigung vorgelegt, kann das für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ernste rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben. Die Vorschriften werden von den einzelnen EU-Mitgliedstaaten unterschiedlich streng umgesetzt – mit teils empfindlichen Strafen.

Mögliche Konsequenzen bei fehlender A1-Bescheinigung:

💸 Bußgelder:

• Österreich: Geldstrafen zwischen 1.000 € und 10.000 € für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

• Frankreich: 3.269 € Strafe pro Fall ohne A1-Nachweis

• Weitere Länder: Zusätzliche Abgaben oder rückwirkende Sozialversicherungsbeiträge pro Arbeitstag im Ausland

🚫 Zugangsbeschränkungen:
In einigen Ländern, etwa bei Messen, Baustellen oder Kundenbesuchen, wird der Zugang zum Gelände oder Arbeitsplatz verweigert, wenn die A1-Bescheinigung nicht vorgelegt werden kann. Dies kann zu erheblichen geschäftlichen Ausfällen führen – z. B. wenn Vertriebsmitarbeiter oder Techniker vor verschlossenen Türen stehen.

📋 Nachforderungen und Prüfungen:
Ohne Nachweis über die Sozialversicherungspflicht im Heimatland drohen Nachforderungen von Sozialabgaben durch die Behörden des Einsatzlandes – inklusive Zinsen und ggf. Strafzahlungen.

Eine fehlende A1-Bescheinigung ist kein Bagatelldelikt. Sie kann zu Imageverlust, finanziellen Schäden und betrieblichem Stillstand führen – insbesondere bei spontanen Auslandseinsätzen.

Fazit

Die A1-Bescheinigung ist für Arbeitgeber ein unverzichtbarer Nachweis bei grenzüberschreitenden Arbeitseinsätzen innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz. Sie dient dem Schutz vor Doppelversicherungen, Nachforderungen und Bußgeldern – und ist in vielen Ländern zwingende Voraussetzung für die Ausübung beruflicher Tätigkeiten vor Ort.

Um rechtliche Risiken zu vermeiden, sollten Arbeitgeber den Antrag frühzeitig stellen, die zuständigen Stellen kennen und sicherstellen, dass Mitarbeitende die Bescheinigung bei sich führen. Die Digitalisierung des Antragsverfahrens bietet dabei eine effiziente Möglichkeit, den Prozess nahtlos in die Personal- oder Lohnabrechnungssoftware zu integrieren.

Kurz gesagt: Wer gut vorbereitet ist und die A1-Pflicht ernst nimmt, schützt nicht nur sich, sondern auch seine Mitarbeitenden – rechtlich wie operativ.