Datenschutz am Arbeitsplatz: Rechtliche Grundlagen

Was bedeutet der Datenschutz für AN und AG?

Die Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) wurde 2018 in der EU Gesetz. Dadurch wurde der Schutz von Daten über die bloße Verhinderung von Verstößen oder Diebstahl hinaus notwendig. Die Datenschutz-Grundverordnung ist ein Regelwerk für Unternehmen und Behörden zur Erhebung und Verarbeitung von Daten. Sie gilt für personenbezogene Daten, die am Arbeitsplatz erhoben werden.

Wenn Sie eine Stelle antreten, benötigt das Unternehmen Ihre persönlichen Daten. Verarbeiten Sie Daten nur, wenn es dafür triftige Gründe gibt oder die betroffene Person eindeutig zugestimmt hat. In der DSGVO heißt es, dass ein guter Grund für die Verarbeitung von Daten darin besteht, dass sie für einen Vertrag, z. B. eine Arbeitsvereinbarung, erforderlich ist.

Warum ist Datenschutz am Arbeitsplatz wichtig?

Der Datenschutz ist am Arbeitsplatz aus mehreren Gründen wichtig:

Wahrung der Persönlichkeitsrechte

Der Datenschutz respektiert die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer, indem er ihre persönlichen Daten schützt. Er zeigt, dass man sich verpflichtet, die Rechte des Einzelnen zu achten und die Vertraulichkeit zu wahren.

Vertrauen aufbauen

Strenge Maßnahmen zum Schutz von Daten können das Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern stärken. Wenn Arbeitnehmer das Gefühl haben, dass ihre persönlichen Daten sicher sind, sind sie eher bereit, für ihre Arbeit benötigte Daten weiterzugeben.

Einhaltung von Arbeitsrecht

Die Einhaltung von Gesetzen ist für den Datenschutz am Arbeitsplatz unerlässlich. In vielen Ländern, so auch in Deutschland, gibt es Gesetze über personenbezogene Daten. Sie regeln, wie Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu schweren Strafen führen und den Ruf eines Unternehmens schädigen.

Verhinderung von Datenschutzverletzungen

Unternehmen können das Risiko von Datenschutzverletzungen verringern, indem sie ihre Daten schützen. Datenschutzverletzungen können zu Problemen führen, wenn private Mitarbeiterdaten von anderen eingesehen oder verwendet werden. Dies kann sowohl den Mitarbeitern als auch dem Unternehmen schaden.

Schutz sensibler Informationen

Daten am Arbeitsplatz enthalten private Informationen wie Mitarbeiterdaten, Finanzdaten und Geschäftsgeheimnisse. Bewahren Sie diese Informationen sicher auf. Datenschutz schützt Ihre sensiblen Informationen und bewahrt Sie vor Identitätsdiebstahl, Betrug oder Unternehmensspionage.

Verbesserung der Mitarbeitermoral

Mitarbeiter fühlen sich sicherer und zufriedener mit ihrer Arbeit, wenn sie wissen, dass ihre persönlichen Daten sicher sind. Sie fühlen sich wertgeschätzt und geschützt, was zu einem positiven Arbeitsumfeld beiträgt.

Minderung der rechtlichen Risiken

Die Nichteinhaltung von Datenschutzrecht kann zu rechtlichen Schritten und kostspieligen Rechtsstreitigkeiten führen. Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verringert das Risiko von Klagen, Geldstrafen und Rufschädigung des Unternehmens.

Aufrechterhaltung des Wettbewerbsvorteils

In einer zunehmend datengesteuerten Welt werden Kunden und Auftraggeber immer sensibler für Fragen des Datenschutzes. Unternehmen, denen der Schutz von Daten wichtig ist, können sich von anderen abheben, indem sie zeigen, dass sie Kundeninformationen sicher aufbewahren.

Datenschutz am Arbeitsplatz: Arbeitgeber-Pflichten beachten

Für Arbeitgeber gibt es mehrere wichtige Aspekte des Datenschutzes am Arbeitsplatz. Insbesondere müssen sie sicherstellen, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten ihrer Mitarbeiter den einschlägigen Vorschriften entspricht. Die Erhebung und Nutzung dieser Daten für Zwecke, die mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen, wie z. B. die Anbahnung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses, ist zulässig.

Mitarbeiter in der Personalabteilung oder im Kundendienst, die Daten verwalten, müssen ebenfalls die Regeln zum Schutz der Daten beachten. Sie müssen diese Regeln befolgen und sich regelmäßig über den Schutz von Daten schulen lassen. Darüber hinaus müssen die Arbeitgeber ihre Mitarbeiter über die Bedeutung der Vertraulichkeit von Daten aufklären.

Auch Mitarbeiter, die mit Daten umgehen, wie z.B. in der Personalabteilung oder im Kundenservice, unterliegen den Datenschutzgrundsätzen. Sie sind für die Einhaltung dieser Grundsätze verantwortlich und werden regelmäßig zum Thema die Datenschutzgrundsätze geschult. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter über die Bedeutung der Wahrung des Datengeheimnisses aufklären.

In welchen Fällen dürfen Arbeitgeber diese Daten verarbeiten?

Unternehmen müssen bestimmte Bedingungen erfüllen, um Nutzerdaten zu sammeln und zu verwenden.

Unternehmen dürfen Arbeitnehmerdaten für die Einstellung, Verwaltung und Beendigung von Arbeitsverhältnissen verarbeiten. Dabei müssen sie das Bundesdatenschutzgesetz (§ 26 BDSG) beachten, um die Interessen der Beschäftigten zu schützen. Eine Einwilligung der Beschäftigten ist für die Verarbeitung solcher Daten nicht erforderlich.

Für die Erhebung zusätzlicher Daten müssen die Unternehmen die schriftliche und freiwillige Einwilligung der Beschäftigten einholen. Dies gilt zusätzlich zu den bereits genannten Daten. Sie können diese Zustimmung einholen, indem Sie mit dem Unternehmen sprechen oder einen anderen Weg finden, der für Sie funktioniert. Die Beschäftigten müssen über Folgendes angemessen informiert werden:

• die spezifischen Daten, die verarbeitet werden
• den Umfang der Datenverarbeitung
• die für die Datenverarbeitung verantwortlichen Personen oder Stellen
• den Zweck der Datenverarbeitung

Die Unternehmen können diese Informationen in den Arbeitsvertrag aufnehmen oder sie in einem separaten Schreiben übermitteln. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Arbeitnehmer auf ihr Recht hingewiesen werden, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Was dürfen Arbeitgeber legal sammeln und was nicht?

Arbeitgeber dürfen einige Informationen über Arbeitnehmer sammeln, aber es gibt Grenzen dafür, was sie sammeln und aufbewahren dürfen. Hier sind einige Beispiele:

• Unternehmen dürfen die grundlegenden persönlichen Daten ihrer Mitarbeiter erfassen und aufbewahren.

• Es ist zulässig, Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu führen. (Arbeitszeiterfassung)

• Sie können Ihren Chef informieren, wenn Sie krank sind, und sich eine Bescheinigung ausstellen lassen, um sicherzustellen, dass Sie auch während Ihrer Abwesenheit bezahlt werden. Gesundheitsdaten sind wichtig und sollten nur von der Personalabteilung und dem Vorgesetzten eingesehen werden.

• Bei Vorstellungsgesprächen dürfen Arbeitgeber keine Fragen zu privaten Dingen wie Gesundheit oder Sexualität stellen.

• Keylogger, die die Tastenanschläge auf einer Tastatur aufzeichnen, sind nicht erlaubt.

• Arbeitgeber dürfen ihre Mitarbeiter nicht ohne Zustimmung und einen triftigen Grund überwachen. Videoüberwachung im Büro ist in der Regel nicht erlaubt, es sei denn, es besteht ein Verdacht auf eine Straftat. Sie dürfen nur dann Informationen sammeln, wenn sie eine Straftat oder ein dienstliches Fehlverhalten vermuten.

Datenschutz im Arbeitsbereich: Wichtige Aspekte beachten

Im Arbeitsbereich sind verschiedene Aspekte des Datenschutzes zu beachten. Dazu gehören spezifische Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen müssen, und die Rechte der Arbeitnehmer.

Ernennung eines Datenschutzbeauftragten

Wenn ein Unternehmen 20 oder mehr Beschäftigte hat, die mit Daten umgehen, muss es nach § 38 BDSG einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Dieser achtet darauf, dass das Unternehmen die Regeln zum Schutz der Daten einhält. Er klärt die Mitarbeiter über den Datenschutz auf und ist zentraler Ansprechpartner für das Unternehmen und die Behörden. Datenschutzbeauftragter kann ein Mitarbeiter oder ein Dienstleister sein.

Sichere Datenspeicherung

Arbeitgeber müssen die Daten ihrer Mitarbeiter sicher aufbewahren. Sie sollten sie sicher aufbewahren und verhindern, dass jemand sie unerlaubt verwendet oder weitergibt. Um sicherzustellen, dass nur befugte Personen auf die Daten zugreifen können, muss kontrolliert werden, wer dazu berechtigt ist. Um sich gegen Angriffe von außen zu schützen, brauchen Unternehmen Sicherheitssoftware. Dazu gehört auch die Absicherung von Fremdsystemen wie Servern.

Informationsanforderungen

Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter klar darüber informieren, wie sie personenbezogene Daten sammeln und verwenden. Dazu gehören die folgenden Angaben:

• Sie können sich an den Datenschutzbeauftragten wenden, wenn Sie Fragen oder Bedenken haben. Die Informationen des Datenschutzbeauftragten sind für die Beschäftigten zugänglich.
• Ihre Daten werden erhoben und verarbeitet. Die Gründe und die Rechtsgrundlage dafür werden klar dargelegt.
• Das Unternehmen sollte den Mitarbeitern mitteilen, wer ihre Daten einsehen kann. Das macht es klar und fair.
• Die Daten können mit anderen geteilt werden. Wir sagen Ihnen, wann dies geschehen kann.
• Die Datenaufbewahrungsfrist gibt an, wie lange die gesammelten Daten aufbewahrt werden.
• Die Mitarbeiter haben Rechte an ihren persönlichen Daten. Sie sollten wissen, worauf sie Anspruch haben und wie sie diese Rechte nutzen können.

Es ist wichtig, dass Sie sich mit den Rechten der Arbeitnehmer im Bereich des Datenschutzes vertraut machen. Weitere Informationen finden Sie in den einschlägigen Ressourcen.

Dokumentations- und Berichtspflichten

Auch für Unternehmen bestehen Dokumentations- und Berichtspflichten. Sie müssen vollständige Aufzeichnungen über die Daten führen, mit denen sie arbeiten und wie sie diese verarbeiten. Im Falle einer Datenschutzverletzung ist es wichtig, sowohl die Behörden als auch die Mitarbeiter schnell zu informieren. Dies ist in Artikel 33 und Artikel 34 der DS GVO vorgeschrieben.

Wenn Arbeitnehmer am Arbeitsplatz gegen die Datenschutzgrundverordnung verstoßen, haftet der Arbeitgeber als Verantwortlicher. Zu beachten ist jedoch, dass bei grober Fahrlässigkeit oder vorsätzlichem Fehlverhalten auch der Verantwortliche zur Rechenschaft gezogen werden kann.

Datenschutz am Arbeitsplatz: Tipps für Arbeitnehmerverhalten

Hier finden Sie einige Leitlinien für Arbeitnehmer zur Gewährleistung beim Datenschutz am Arbeitsplatz:

• Wenn Sie einen Verstoß gegen den Datenschutz durch Ihren Arbeitgeber vermuten, wenden Sie sich umgehend an den Datenschutzbeauftragten.

• Denken Sie nach Beendigung Ihrer Arbeit immer daran, sich abzumelden und Ihren Computerbildschirm zu schließen. Schließen Sie auch Ihr Büro oder Ihren Arbeitsplatz ab, um unbefugten Zugang zu verhindern.

• Sichern Sie sensible Papiere, indem Sie sie wegschließen, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen. Vermeiden Sie es, Dokumente herumliegen zu lassen, die von Dritten eingesehen werden könnten.

• Seien Sie vorsichtig bei der Gewährung von Zugang zu Ihrem Arbeitsplatz, wenn Sie nicht anwesend sind. Achten Sie darauf, dass keine vertraulichen Dokumente für andere sichtbar sind.

• Überprüfen Sie Ihre Umgebung und stellen Sie Ihren Computerbildschirm so ein, dass Unbefugte keinen Einblick in vertrauliche Informationen haben.

• Wählen Sie sichere Passwörter, ändern Sie sie regelmäßig und verwenden Sie unterschiedliche Passwörter für verschiedene Konten. Vermeiden Sie es, Passwörter aufzuschreiben.

• Verwenden Sie keine externen Datenträger oder Speichermedien, wenn Sie nicht dazu berechtigt sind. Wenn Sie einen Virus oder verdächtige Aktivitäten feststellen, informieren Sie sofort die zuständigen Kollegen.

• Organisieren und löschen Sie regelmäßig unnötige Dateien von Ihrem Computer. Leeren Sie regelmäßig den Papierkorb, um eine vollständige Löschung sicherzustellen.

• Entsorgen Sie Speichermedien wie Festplatten und DVDs, die sensible Daten enthalten, ordnungsgemäß. Befolgen Sie die Vorschriften für deren Vernichtung.

• Vermeiden Sie die Einbindung von Privatcomputern in das Unternehmensnetzwerk, um das Risiko von Datenverletzungen zu minimieren.

• Versenden Sie niemals persönliche Daten über unverschlüsselte E-Mails. Bereinigen Sie regelmäßig Ihre Mailbox, um unnötige persönliche Daten zu entfernen.