Wie Personalauswahlverfahren den Firmenerfolg prägen

Was ist ein Personalauswahlverfahren?

Das Personalauswahlverfahren beschreibt den systematischen Ansatz, den Organisationen nutzen, um die am besten geeigneten Kandidaten für Positionen in ihrem Unternehmen zu identifizieren und einzustellen. Dieses Verfahren beinhaltet verschiedene Stufen und Techniken, um die Qualifikationen, Kompetenzen, Erfahrungen und die allgemeine Eignung eines Bewerbers sowohl für die spezifische Stelle als auch für die Unternehmenskultur zu evaluieren. Dabei geht es darum, Entscheidungen zu treffen, die im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, erfolgreiche Mitarbeiter einzustellen.

Warum ist das Personalauswahlverfahren so wichtig?

Das Personalauswahlverfahren nimmt eine zentrale Rolle ein, da es direkten Einfluss auf den Gesamterfolg und die Leistungsfähigkeit einer Organisation hat. Es dient als Schlüssel zur Identifizierung und Einstellung von Personen, die über die notwendigen Fähigkeiten, Qualifikationen und Persönlichkeitsmerkmale verfügen, um spezifische Rollen auszufüllen. Indem Bewerber sorgfältig auf ihre Fähigkeiten hin geprüft und diese mit den Jobanforderungen abgeglichen werden, stellt das Auswahlverfahren sicher, dass es eine optimale Passung zwischen Mitarbeitern und ihren Rollen gibt. Dies fördert wiederum eine hohe Arbeitsleistung, steigert die Produktivität und reduziert die Mitarbeiterfluktuation.

Ein strukturierter Auswahlprozess unterstützt zudem die Schaffung einer diversen und innovativen Belegschaft, was den Ruf des Unternehmens positiv beeinflusst. Durch Beachtung rechtlicher Richtlinien, Betonung der kulturellen Passung und das Aufspüren von Kandidaten mit Entwicklungspotenzial deckt das Auswahlverfahren aktuelle Anforderungen ab und legt den Grundstein für nachhaltigen Erfolg. Die Relevanz dieses Verfahrens zeigt sich aktuell deutlich: Nach dem krisenbedingten Einstellungsstopp in 2020 sind viele Positionen noch offen. Unternehmen sind wieder aktiv auf der Suche. Dies muss effizient geschehen, denn qualifizierte Mitarbeiter sind essentiell für die Regeneration und den anhaltenden Erfolg der Unternehmen.

Voraussetzungen für ein effektives Personalauswahlverfahren

Für ein effektives Personalauswahlverfahren sind sorgfältige Planung und Strukturierung unerlässlich. Hier sind die Schritte, die Sie berücksichtigen sollten:

• Erstellung eines Anforderungsprofils: Das Fundament eines jeden Personalauswahlverfahrens bildet ein detailliertes Anforderungsprofil, welches spezifisch auf die zu besetzende Position ausgerichtet ist. Hierzu sollten sämtliche notwendigen Fähigkeiten, Qualifikationen, Erfahrungen und persönlichen Eigenschaften aufgelistet werden, die ein idealer Kandidat mitbringen müsste. Es ist ratsam, dieses Profil in enger Zusammenarbeit mit Fachexperten aus der betreffenden Abteilung sowie dem zuständigen Vorgesetzten zu entwickeln.

• Auswahl der Prüfmethoden: Im Anschluss sollten Sie überlegen, mit welchen Methoden Sie die Anforderungen des erstellten Profils am besten überprüfen können. Ein einzelnes Verfahren ist oft nicht ausreichend, daher wird in der Regel eine Kombination verschiedener Methoden angewandt. Dies könnte Assessment-Center-Aufgaben, strukturierte Interviews, technische Tests oder sogar Gruppendiskussionen beinhalten.

• Stufenweises Auswahlverfahren: Dieses Vorgehen wird auch als mehrstufiger Einstellungsprozess bezeichnet. Mit jedem Durchlauf wird die Anzahl der Bewerber reduziert. Dies setzt sich so lange fort, bis letztlich die optimale Entscheidung getroffen werden kann – wer ist die bestgeeignete Person für die vakante Position?

Durch die Beachtung dieser Voraussetzungen stellen Sie sicher, dass Ihr Personalauswahlverfahren sowohl effizient als auch effektiv ist und Ihnen dabei hilft, die besten Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Was sind die typischen Phasen des Personalauswahlverfahrens?

Der Bewerberauswahlprozess gliedert sich typischerweise in folgende vier Hauptphasen:

Phase 1: Erstellen des Anforderungsprofils

Vor Beginn der eigentlichen Suche nach Kandidaten ist es essenziell, ein klar definiertes Anforderungsprofil zu erstellen.

• Welche fachlichen und sozialen Kompetenzen sind gefordert?
• Welche beruflichen Erfahrungen und Qualifikationen sind erforderlich?
• Welchen Aufgabenbereich und welche Verantwortlichkeiten wird der zukünftige Mitarbeiter übernehmen?

Mithilfe dieser Initialbewertung gelingt es, ein präzises Profil der gewünschten Kandidaten zu zeichnen.

Phase 2: Stellenausschreibung

Sind die zentralen Kriterien festgelegt, folgt die Formulierung und Veröffentlichung einer Stellenausschreibung. Hierbei sollte das Anforderungsprofil genau und verständlich integriert werden, um potenzielle Missverständnisse zu minimieren. Ein klar formuliertes Inserat reduziert zudem das Risiko, Bewerbungen von ungeeigneten Kandidaten zu erhalten. Ein proaktiver Rekrutierungsansatz, wie zum Beispiel das Active Sourcing, kann zusätzlich eingesetzt werden, um gezielt passende Talente zu identifizieren.

Phase 3: Durchsicht der Bewerbungen

Nach Eingang der Bewerbungen gilt es, diese zu sichten und auf Vollständigkeit zu prüfen. Sind alle geforderten Dokumente wie Lebenslauf, Motivationsschreiben, Zeugnisse und ggf. weitere Bescheinigungen vorhanden, kann die inhaltliche Bewertung starten. Es ist entscheidend, nicht nur auf formelle Qualifikationen zu achten, sondern auch die kulturelle Passung zum Unternehmen zu berücksichtigen.

Phase 4: Personalauswahl

Nach einer ersten Sichtung werden vielversprechende Kandidaten in die finale Auswahlphase eingeladen. Dies umfasst in der Regel persönliche Vorstellungsgespräche, in denen sowohl die Bewerber als auch das Unternehmen tiefergehende Einblicke gewinnen können. Zusätzliche Methoden wie Assessment-Center oder Tests können weitere Erkenntnisse liefern, um die bestmögliche Entscheidung treffen zu können.

Personalauswahlverfahren Methoden

Es gibt verschiedene Methoden für die Personalauswahl, wobei der Schwerpunkt auf Funktionen wie Führungspositionen liegt, die schwer zu besetzen sein können. Ein Ansatz ist die Suche nach Führungskräften, die in diesen Fällen besonders nützlich ist.

Sichtung der Bewerbungsunterlagen

Die erste und gängigste Methode ist die Bewertung von Bewerbungsunterlagen, ein Standardschritt im Personalauswahlverfahren. Eine sorgfältige Auswertung dieser Unterlagen kann in den nachfolgenden Schritten Zeit sparen.

Referenzübrprüfung

Zeugnisse, wie z. B. Empfehlungsschreiben, können bei der Personalauswahl ein wertvolles Instrument sein. Sie geben Aufschluss über die Stärken und herausragenden Eigenschaften eines Bewerbers.

Wenn keine Empfehlung vorliegt, zögern Sie nicht, eine anzufordern. So können Sie sich ein authentisches Bild vom Bewerber machen und eventuelle Unsicherheiten ausräumen. Sie können sich zu diesem Zweck auch an den ehemaligen Arbeitgeber des Bewerbers wenden.

Telefoninterviews

Das Personalauswahlverfahren umfasst in der Regel mehrere Stufen. Häufig durchlaufen die Bewerber mehrere Gesprächsrunden.

In der ersten Phase findet häufig ein Telefoninterview statt. Vor einem persönlichen Gespräch mit dem Personalverantwortlichen findet in der Regel ein erstes Telefonat statt. Dieser Anruf wird in der Regel von der Personalabteilung (HR) geführt. Es dient dazu, sich einen ersten Eindruck von dem Bewerber zu verschaffen und seine grundlegenden beruflichen Fähigkeiten zu beurteilen.

Vorstellungsgespräche

Wenn das Telefoninterview gut verlaufen ist, folgt als nächster Schritt ein persönliches Gespräch. Diese Phase ist von großer Bedeutung für den Einstellungsprozess.

Bei einem persönlichen Vorstellungsgespräch haben die Bewerber die Möglichkeit, dem Gesprächspartner ihre Fähigkeiten und Kenntnisse zu demonstrieren. Gleichzeitig hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, spezifische Fragen zu stellen, den Bewerber besser zu verstehen und seine Eignung für die Stelle zu beurteilen. Dieser Schritt ist besonders wichtig, wenn es sich um externe Bewerber handelt.

Die Gespräche können mit der Personalabteilung, dem künftigen Manager oder sogar mit der Geschäftsleitung geführt werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass mehrere Gespräche mit verschiedenen Personen geführt werden.

Bewertung von Arbeitsproben und Tests

Wir alle kennen das: Die Bewerbungsunterlagen sind beeindruckend, und der Bewerber glänzt im Vorstellungsgespräch. Doch wie können Sie sicherstellen, dass der Bewerber im Arbeitsalltag auch hält, was er verspricht?

An dieser Stelle kommen Arbeitsproben ins Spiel. Der Bewerber löst eine bestimmte Aufgabe, oft in Form eines kleinen Tests, der seine beruflichen Fähigkeiten bewertet. So können Sie seinen Arbeitsstil und die Qualität seiner Ergebnisse beobachten.

Aus der Sicht des Bewerbers bieten Arbeitsproben auch die Möglichkeit, sein Interesse an den zugewiesenen Aufgaben einzuschätzen und festzustellen, ob er sich in dieser Rolle wohlfühlt.

Probearbeiten

Die Arbeitsproben gehen noch einen Schritt weiter und führen zu einem Probearbeiten. Wie der Name schon sagt, arbeitet der Bewerber auf Probe. Häufig wird zu diesem Zweck ein ganzer Tag Probearbeiten vereinbart.

Ein Probearbeitstag ist für beide Seiten eine hervorragende Gelegenheit, um zu beurteilen, ob der Bewerber für die Stelle und die Unternehmenskultur geeignet ist.

Assessment-Center

Und schließlich gibt es noch den Ansatz des Assessment Centers. In einem Assessment Center durchlaufen die Kandidaten ein Auswahlverfahren, das sich über mehrere Tage erstrecken kann. Während dieses Prozesses bewältigen sie verschiedene Aufgaben, führen Gespräche und nehmen sogar an Rollenspielen teil.

In der Regel arbeiten die Kandidaten in Teams zusammen. Dabei werden nicht nur ihre fachlichen, sondern auch ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten bewertet. Für die Bewerber ist diese Methode einer der strengsten Schritte im Auswahlverfahren.

Psychometrische Tests

Solche Tests können dazu verwendet werden, Persönlichkeitsmerkmale, kognitive Fähigkeiten oder auch spezifische Fähigkeiten wie logisches Denken zu beurteilen.

Tipp: Denken Sie daran, dass es in der Praxis nicht ausreicht, sich nur auf eine Auswahlmethode zu verlassen. Am besten ist es, verschiedene Ansätze zu kombinieren, um den perfekten Kandidaten zu finden. Die Kombination von Vorstellungsgesprächen und Arbeitsproben bietet zum Beispiel ein umfassenderes Bild des Bewerbers.