Sofortmeldung

Was ist eine Sofortmeldung?

Die Sofortmeldung ist die Meldung des Beschäftigungsbeginns an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV), die Arbeitgeber aus elf Branchen spätestens bei Arbeitsaufnahme abgeben müssen (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Sie kommt zur normalen Anmeldung zur Sozialversicherung dazu und ersetzt sie nicht.

Der Gesetzgeber sieht in diesen Branchen ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit. Die normale Anmeldung darf bis zu sechs Wochen nach dem ersten Arbeitstag kommen. Steht der Zoll in der zweiten Woche im Betrieb, wäre dann noch nichts gemeldet. Diese Lücke schließt die Sofortmeldung. Sie liegt bei der DSRV, bevor die Person anfängt, und der Zoll kann sie bei einer Prüfung abrufen.

Welche Branchen müssen eine Sofortmeldung abgeben?

Ob du sofort melden musst, hängt an deinem Betrieb und nicht an der Tätigkeit der Person. Sofortmeldepflichtig sind Arbeitgeber in diesen Bereichen:

• Baugewerbe

• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe

• Personenbeförderung

• Spedition, Transport und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste

• Schaustellergewerbe

• Gebäudereinigung

• Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen

• Fleischwirtschaft, ohne das Fleischerhandwerk

• Prostitutionsgewerbe

• Wach- und Sicherheitsgewerbe

• Friseur- und Kosmetikgewerbe

Gehört dein Betrieb dazu, meldest du jede neue Person: die Vollzeitkraft wie die Minijobberin, den Koch wie die Bürokraft. Die Rentenversicherung erklärt das am Beispiel eines Taxiunternehmens, das einen Fahrer und eine Bürokraft einstellt. Für beide ist eine Sofortmeldung fällig, obwohl die Bürokraft nie ein Taxi fährt.

Ausgenommen sind Vereine und andere Körperschaften, die überwiegend gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen und vom Finanzamt so anerkannt sind. Bist du unsicher, ob dein Betrieb zu einer der Branchen zählt, entscheidet die Einzugsstelle: die Krankenkasse der neuen Person, bei Minijobs die Minijob-Zentrale.

Seit dem 30. Dezember 2025: Friseure, Kosmetik und Lieferdienste

Die Liste hat sich zum 30. Dezember 2025 geändert. Seitdem melden auch Friseursalons, Kosmetikstudios und plattformbasierte Lieferdienste sofort. Die Forstwirtschaft ist dafür herausgefallen, und das Fleischerhandwerk ist ausdrücklich ausgenommen. Die Zahl elf ist gleich geblieben, die Branchen nicht.

Ältere Merkblätter und Checklisten nennen deshalb oft noch die Forstwirtschaft und keine Friseure. Ein Salon, der neue Leute bisher mit der ersten Lohnabrechnung angemeldet hat, muss jetzt vor dem ersten Termin der neuen Kraft melden. In denselben elf Branchen gilt außerdem die Ausweispflicht: Beschäftigte haben bei der Arbeit ihren Ausweis dabei, und du weist jede neue Person vorher schriftlich und nachweisbar darauf hin (§ 2a SchwarzArbG).

Sofortmeldung und Anmeldung: zwei Meldungen

In den elf Branchen gehen für jede neue Person zwei Meldungen raus. Sie unterscheiden sich in fast allem:

Das Gesetz sagt ausdrücklich, dass die Sofortmeldung nicht als Anmeldung gilt. Wer am Montag vor Schichtbeginn sofort gemeldet hat, schickt mit der nächsten Lohnabrechnung trotzdem die Anmeldung. Was danach bei einer Neueinstellung noch alles ansteht, vom Nachweis der Vertragsbedingungen bis zum Abruf der Lohnsteuermerkmale, steht im eigenen Artikel.

Welche Daten braucht die Sofortmeldung?

Viel steht nicht drin:

• Familienname und Vornamen der Person

• ihre Versicherungsnummer (Rentenversicherungsnummer)

• die Betriebsnummer deines Betriebs

• den Tag, an dem die Beschäftigung beginnt

Kennt die Person ihre Versicherungsnummer nicht, gibst du stattdessen Geburtstag, Geburtsort und Anschrift an. Die DSRV ermittelt die Nummer oder vergibt eine neue und schickt sie dir zurück. Ohne Betriebsnummer geht es dagegen nicht. Die beantragst du einmal pro Beschäftigungsbetrieb elektronisch bei der Bundesagentur für Arbeit, bevor du zum ersten Mal jemanden meldest (§ 18i SGB IV).

Am schnellsten hast du die Angaben, wenn die neue Person vor dem ersten Tag einen Personalfragebogen ausfüllt. Dann steht auch schon fest, was du für die spätere Anmeldung brauchst.

Wie gibst du die Sofortmeldung ab?

Abgeben kannst du sie nur elektronisch an die DSRV: aus einem zertifizierten Lohnabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal, die Ausfüllhilfe der Sozialversicherung für Arbeitgeber. Auch dein Steuerbüro oder ein Service-Rechenzentrum kann sie für dich abgeben. Brief, Fax und E-Mail sind ausgeschlossen, auch wenn die Technik einmal streikt.

Die DSRV quittiert jede Sendung. Bewahr die Bestätigung auf oder lass sie dir vom Steuerbüro weiterleiten, dann kannst du bei einer Prüfung zeigen, wann die Meldung raus war. Fängt die Person doch nicht an, stornierst du die Sofortmeldung. Stimmen Name oder Geburtsdaten nicht, stornierst du sie ebenfalls und meldest neu.

Bis wann muss die Sofortmeldung raus sein?

Spätestens bei Arbeitsaufnahme heißt: vor der ersten Minute. Beginnt die erste Schicht um 6 Uhr, muss die Meldung nach dem Beispiel der Rentenversicherung bis 5:59 Uhr übermittelt sein. Früher ist erlaubt, etwa am Freitag für einen Start am Montag. Das ist meist die sicherere Wahl, denn am Montagmorgen um halb sechs sitzt im Steuerbüro noch niemand.

Beispiel: eine Aushilfe im Friseursalon

Ein Friseursalon mit sechs Beschäftigten stellt eine Minijobberin für die Samstage ein. Ihr erster Termin ist am Samstag, dem 5. Dezember 2026, um 8:30 Uhr. Bis Ende 2025 hätte der Salon sie einfach mit der Dezemberabrechnung angemeldet. Jetzt sieht die Woche so aus:

1. Am Mittwoch füllt sie den Personalfragebogen aus. Ihre Versicherungsnummer hat sie nicht zur Hand, also trägt die Inhaberin Geburtstag, Geburtsort und Anschrift ein.

2. Am selben Tag bekommt sie den schriftlichen Hinweis auf die Ausweispflicht und unterschreibt ihn. Die Inhaberin legt ihn zu den Personalunterlagen.

3. Am Freitag schickt das Steuerbüro die Sofortmeldung ab und leitet die Bestätigung weiter. Hätte die Inhaberin selbst über das SV-Meldeportal gemeldet, wäre Samstag 8:29 Uhr die letzte Minute gewesen.

4. Am Samstag arbeitet sie und hat ihren Ausweis dabei. Kommt an diesem Tag der Zoll, findet er die Meldung bei der DSRV.

5. Mit der Lohnabrechnung für Dezember meldet das Steuerbüro sie bei der Minijob-Zentrale an. Spätester Termin wäre der 16. Januar 2027, sechs Wochen nach dem ersten Arbeitstag.

Hätte die neue Kraft am Freitagabend abgesagt, hätte das Steuerbüro die Sofortmeldung am Montag storniert. Dieselben fünf Schritte gelten für eine kurzfristige Beschäftigung über die Feiertage: Auch wer nur drei Wochen bleibt, wird sofort gemeldet.

Was passiert, wenn die Sofortmeldung fehlt?

Wer die Sofortmeldung vorsätzlich oder leichtfertig nicht, falsch oder zu spät abgibt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Das Bußgeld kann bis zu 25.000 € betragen (§ 111 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 4 SGB IV). Auffallen wird es spätestens bei einer Prüfung durch den Zoll: Die Person steht im Betrieb, und bei der DSRV liegt keine Meldung.

Hast du die Meldung vergessen, schick sie ab, sobald du es merkst. Rechtzeitig wird sie dadurch nicht, aber die Person ist ab diesem Moment gemeldet. Die normale Anmeldung folgt wie immer mit der Lohnabrechnung.

Wo die Sofortmeldung im Alltag durchrutscht

Bei einer geplanten Einstellung mit Vertrag und Starttermin wird kaum eine Meldung vergessen, eher bei den Fällen dazwischen. Ein Bewerber, der beim Probearbeiten am Samstagabend allein eine Station übernimmt, arbeitet ab diesem Moment, und in einer Gaststätte wäre dann eine Sofortmeldung nötig gewesen. Dasselbe gilt für die Bekannte, die bei einer Krankmeldung spontan an der Rezeption einspringt.

Der zweite Fall sind Rückkehrer. Eine Kraft, die jeden Sommer für die Saison kommt, beginnt jedes Jahr ein neues Beschäftigungsverhältnis, und jedes Mal ist eine neue Sofortmeldung fällig. Wer Saisonarbeit plant, legt die Meldungen deshalb mit den Startterminen fest und nicht erst am ersten Tag.

Der dritte ist die Uhrzeit. Wer sonntags um 7 Uhr öffnet und neue Leute erst am Montag ans Steuerbüro meldet, ist immer einen Tag zu spät. Entweder gibt das Büro die Meldung vor dem Wochenende ab, oder du hast selbst einen Zugang zum SV-Meldeportal.

Sofortmeldung und Dienstplan in Shiftbase

Shiftbase gibt keine Meldungen ab. Melden musst du weiter selbst, über deine Lohnsoftware, das SV-Meldeportal oder dein Steuerbüro. Shiftbase hilft beim Teil davor: In der Personalverwaltung von Shiftbase trägt die neue Person ihre persönlichen Daten über einen Link selbst ein, sodass Name und Geburtsdaten für die Meldung vor dem ersten Tag vorliegen.

Im Dienstplan siehst du, wann ihre erste Schicht beginnt. Das ist die Uhrzeit, bis zu der die Sofortmeldung bei der DSRV sein muss. Plan eine neue Kraft deshalb erst ein, wenn ihre Daten vollständig sind, und gib den Starttermin gleich an dein Lohnbüro weiter.