Candidate Experience: Der neue Standard im Recruiting

Candidate Experience Definition

Der Begriff "Candidate Experience" bezieht sich auf die gesamte Reise eines Bewerbers und seine Interaktionen mit einem potenziellen Arbeitgeber während des gesamten Einstellungsprozesses. Dies umfasst alle Berührungspunkte und Kommunikationen, von der ersten Stellensuche bis zur endgültigen Einstellungsentscheidung. Dazu gehören die Stellenanzeige, das Bewerbungsverfahren, die Vorstellungsgespräche, die Beurteilungen, das Onboarding und alle weiteren Interaktionen zwischen dem Bewerber und dem Unternehmen.

Das Ziel einer positiven Candidate Experience ist es, einen positiven Eindruck zu hinterlassen und einen reibungslosen sowie ansprechenden Prozess für die Bewerber zu gewährleisten. Dabei wird berücksichtigt, dass Bewerber nicht nur von Arbeitgebern bewertet werden, sondern auch das Unternehmen als potenziellen Arbeitgeber einschätzen. Eine positive Candidate Experience kann den Ruf des Arbeitgebers verbessern, Top-Talente anziehen und zu einem langfristigen Employer Branding beitragen. Umgekehrt kann eine negative oder schlecht gemanagte Candidate Experience qualifizierte Bewerber abschrecken und dem Image des Unternehmens schaden.

Warum ist die Candidate Experience so wichtig?

Die Candidate Experience ist im Bereich der Personalbeschaffung von immenser Bedeutung und steht in engem Zusammenhang mit dem Employer Branding. Sie wirkt sich direkt auf den Ruf Ihres Unternehmens aus und kann sowohl positive als auch negative Auswirkungen haben. Wenn Bewerber einen durchweg positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen gewinnen, werden sie sich wahrscheinlich positiv äußern und Ihr Unternehmen weiterempfehlen - selbst wenn sie nicht für die Stelle berücksichtigt wurden, auf die sie sich beworben haben.

Es gibt mehrere zwingende Gründe, warum eine gut durchdachte und positive Candidate Experience entscheidend ist:

Höhere Akzeptanzraten: Eine positive Candidate Experience erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass ein Bewerber ein Stellenangebot Ihres Unternehmens annimmt.

Geringere Abbruchquoten: Eine gut durchdachte Candidate Experience minimiert die Anzahl der Bewerber, die den Bewerbungsprozess vorzeitig abbrechen.

Mund-zu-Mund-Propaganda: Zufriedene Bewerber sind eher bereit, Ihr Unternehmen weiterzuempfehlen, was die Reichweite Ihres Unternehmens erhöht und potenzielle Talente anzieht.

Aufrechterhaltung eines positiven Unternehmensrufs: Durch eine positive Candidate Experience pflegt das Unternehmen ein positives Image und erhält die positive Wahrnehmung seiner Produkte und Dienstleistungen aufrecht.

Die 6 Phasen der Candidate Experience

Bereits vor dem Vorstellungsgespräch können Bewerber eine überzeugende Employer Brand erleben, wenn die Personalabteilung die positiven Aspekte des Unternehmens strategisch hervorhebt. Diese Erfahrung lässt sich je nach Bewerbermodell in verschiedene Phasen unterteilen.

Anziehungsphase

In der Anfangsphase geht das Unternehmen aktiv auf potenzielle Bewerber zu. Dies kann sich in Form einer gut durchdachten Anwerbungskampagne, einer positiven Interaktion auf einer Jobmesse oder einer Empfehlung durch einen Bekannten äußern. Ziel ist es, eine starke Anziehungskraft auf den Kandidaten auszuüben und ihn zu motivieren, Zeit zu investieren, um mehr über den bis dato unbekannten Arbeitgeber zu erfahren.

Informationsphase

In der zweiten Phase besuchen die Bewerber in der Regel die Website des Unternehmens, insbesondere die Karriereseite. Hier sollten sie professionell gestaltete Stellenbeschreibungen finden, die ihren Fähigkeiten und Erwartungen entsprechen. Die Gesamtpräsentation der Unternehmenswebsite sollte den positiven Eindruck des Erstkontakts verstärken, indem sie Professionalität, Konsistenz und visuelle Attraktivität ausstrahlt.

Bewerbungsphase

Die Bewerbungsphase erfordert ein größeres zeitliches Engagement seitens des Bewerbers. Wenn die ersten beiden Phasen erfolgreich waren, ist der Bewerber nun bereit, eine Bewerbung zu verfassen und die formalen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Die Online-Bewerbungsformulare sollten benutzerfreundlich gestaltet sein und ein reibungsloses Hochladen von Dokumenten ermöglichen. Die Bestätigungs-E-Mail sollte dabei einen freundlichen und einladenden Ton vermitteln. Der gesamte Prozess sollte den Bewerber in seiner Überzeugung bestärken, dass er das passende Unternehmen gefunden hat.

Phase der Bewerberauswahl

Die Phase der Bewerberauswahl umfasst verschiedene entscheidende Elemente wie Vorstellungsgespräche, den Empfang im Unternehmen, die Gestaltung des Auswahlverfahrens und die anschließende Kommunikation. In dieser Phase haben die Kandidaten ihren ersten direkten Kontakt mit den Vertretern der Unternehmenskultur. Idealerweise wurden bereits im Vorfeld positive Eindrücke und Erfahrungen gesammelt, die die Kandidaten nun mit der Realität, die sie vorfinden, abgleichen können.

Onboarding-Phase

Die einladende Kultur, die die Kandidaten zunächst angezogen hat, sollte nicht abrupt enden, nachdem sie das Stellenangebot angenommen haben. Sie hat schließlich eine entscheidende Rolle in ihrem Entscheidungsprozess gespielt. Unmittelbar nach einer erfolgreichen Bewerbung sollte ein nahtloser Onboarding-Prozess stattfinden, der dem Kandidaten einen reibungslosen Übergang in den Arbeitsalltag ermöglicht. Fehlt ein solches Onboarding-Erlebnis, kann der Eindruck entstehen, dass die freundliche Behandlung während der Bewerbungsphase lediglich eine Anwerbetaktik war und nicht die tatsächlichen Praktiken des Unternehmens widerspiegelt.

Engagement-Phase

Die Candidate Experience mündet in die Employee Experience, wenn sich neue Mitarbeiter nicht mehr als Außenseiter fühlen, sondern als fester Bestandteil des Unternehmens. Bis zu diesem Zeitpunkt besteht ein erhöhtes Risiko der frühzeitigen Fluktuation aufgrund mangelnder Integration. Um dieses Risiko zu mindern, sollten Unternehmen Strukturen schaffen, die den Erfolg der Onboarding-Phase für alle Neuankömmlinge bewerten

Studien mit enttäuschenden Ergebnissen

Leider zeichnet die Realität ein eher düsteres Bild. Laut einer Studie äußern Bewerber Bedenken hinsichtlich drei spezifischer Probleme:

• Mängel im Bewerbungsverfahren: Die Bewerber bemängeln Schwächen in den Bewerbungsprozessen der Unternehmen.

• Zeitraubende Kommunikationslücken: Zwischen den verschiedenen Phasen des Einstellungsprozesses treten erhebliche Verzögerungen auf, was bei den Bewerbern zu Frustration führt.

• Unerwünschte Anonymität: Die Bewerber fühlen sich unwohl aufgrund des hohen Maßes an Anonymität während des Bewerbungsprozesses. Sie möchten als Individuen wahrgenommen werden und dass ihre Bemühungen anerkannt und gewürdigt werden.

Menschen, die auf Jobsuche sind, möchten als einzigartige Individuen behandelt werden und glauben, dass Unternehmen sich stärker bemühen sollten, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen. Für die Erstellung der Stellenanzeige werden oft nur wenige Minuten aufgewendet, während die Bewerber bis zu zwei Stunden in die sorgfältige Vorbereitung ihrer Bewerbung vor dem ersten Vorstellungsgespräch investieren.

Eine Umfrage der Online-Plattform "Karrierebibel" bestätigt diese Wahrnehmung: Die Feedback-Kultur nach einer Bewerbung bereitet vielen Bewerbern Sorgen. Unverständliche Absagen oder gar keine Antwort sind häufige Frustrationen. Zudem sind viele Absagen standardisiert und enthalten keine konstruktiven Hinweise für die Bewerber. Komplizierte Bewerbungsportale und unangenehme Interviewfragen tragen ebenfalls zur allgemeinen Unzufriedenheit bei.

Unternehmen sollten negative Erfahrungen ernst nehmen

Es ist von höchster Priorität für Unternehmen, sich mit negativen Bewerbererfahrungen auseinanderzusetzen. Es reicht nicht mehr aus, geeignete Kandidaten einfach nur respektvoll zu behandeln. Kandidaten, die während des Bewerbungsprozesses negative Erfahrungen gemacht haben, können schnell zu einflussreichen Verbreitern negativer Eindrücke werden. Sie besitzen die Macht, die Arbeitgebermarke durch negative Bewerbererfahrungen, die in Foren geteilt oder per Mundpropaganda verbreitet werden, zu schädigen. Im Gegensatz dazu teilen zufriedene Bewerber oft positive Erfahrungen im Bewerbungsprozess, unabhängig vom Ausgang. Laut dem Candidate Experience Report von 2013 würden 81% aller Bewerber ihre positiven Erfahrungen während der Bewerbungsphase begeistert weitergeben.

Bewerbererfahrung muss durchweg positiv sein

Das Schaffen einer positiven Bewerbererfahrung geht weit über die Präsentation der besten Qualitäten eines Unternehmens während des Einstellungsprozesses hinaus, von der Stellenausschreibung bis zum Arbeitsvertrag. Ein erfolgreiches Bewerbererlebnis erfordert einen vielschichtigen Ansatz. Potenzielle Bewerber bilden sich eine Meinung über ein Unternehmen, noch bevor sie sich auf eine Stelle bewerben. Bedauerlicherweise entscheiden sich Kandidaten oft gegen eine Bewerbung, obwohl sie die erforderlichen Qualifikationen besitzen, weil sie negative Erfahrungen gemacht haben, ohne jemals direkt mit dem Unternehmen in Kontakt gekommen zu sein.

Diverse Faktoren können zu einem negativen Unternehmensbild oder einer ungünstigen Arbeitgeberwahrnehmung beitragen. So kann es sein, dass Bewerber Schwierigkeiten haben, mit dem Kommunikationsstil des Unternehmens zurechtzukommen oder eine Beziehung zu den Produkten des Unternehmens aufzubauen. Auch negative Erfahrungen, die frühere Bewerber gemacht haben, spielen eine Rolle.

Durch die sorgfältige Berücksichtigung dieser Faktoren und die Verbesserung aller Berührungspunkte der Candidate Journey, können Unternehmen eine positive Bewerbererfahrung fördern. Diese zieht nicht nur Top-Talente an, sondern pflegt auch ein positives Markenimage.

Tipps für eine erfolgreiche Candidate Experience

Die Schaffung eines positiven Bewerbererlebnisses ist entscheidend für die Anwerbung von Top-Talenten in Ihrem Unternehmen. Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass die Verantwortung für die Erzeugung eines positiven Eindrucks nicht allein bei den Bewerbern liegt. Vielmehr müssen Arbeitgeber sich darum bemühen, die steigenden Erwartungen qualifizierter Fachkräfte zu erfüllen. Im Folgenden bieten wir einige wertvolle Tipps für einen erfolgreichen Umgang mit Bewerbern:

Bereiten Sie das Interview gründlich vor

• Machen Sie sich mit dem Lebenslauf und den Bewerbungsunterlagen des Kandidaten vertraut.
• Passen Sie die Interviewfragen so an, dass sowohl die beruflichen Fähigkeiten als auch die kulturelle Passung beurteilt werden können.
• Statten Sie die Interviewer mit relevanten Informationen über die Position und den Kandidaten aus.

Koordinieren Sie die Kommunikation zwischen den verschiedenen Interviewern

• Stellen Sie sicher, dass sich alle Interviewer über die Qualifikationen und Erwartungen des Kandidaten im Klaren sind.
• Teilen Sie Feedback und Eindrücke, um die Konsistenz während des gesamten Auswahlprozesses zu gewährleisten.

Reagieren Sie zeitnah auf erste Kontakte, Bewerbungen und Anfragen

• Versuchen Sie, den Eingang von Bewerbungen oder ersten Anfragen innerhalb weniger Tage zu bestätigen.
• Vereinbaren Sie schnellstmöglich Vorstellungsgespräche oder teilen Sie den Bewerbern die nächsten Schritte im Auswahlverfahren mit.

Personalisieren Sie schriftliche Mitteilungen

• Vermeiden Sie standardisierte Vorlagen, es sei denn, es geht darum, den Erhalt von Bewerbungsunterlagen zu bestätigen.
• Verfassen Sie individuelle E-Mails oder Briefe, um Bewerbern Wertschätzung und Engagement zu vermitteln.

Förderung einer offenen und respektvollen Kommunikation

• Interagieren Sie mit den Bewerbern auf Augenhöhe und schätzen Sie deren Perspektiven und Erfahrungen.
• Stellen Sie transparente Informationen über das Unternehmen, die Rolle und die Erwartungen zur Verfügung.

Seien Sie während des gesamten Verfahrens ehrlich und authentisch

• Setzen Sie realistische Erwartungen bezüglich der Stelle, des Arbeitsumfelds und der Entwicklungsmöglichkeiten.
• Vermeiden Sie es, das Unternehmen übermäßig anzupreisen oder falsch darzustellen, um spätere Enttäuschungen zu vermeiden.

Rationalisieren und strukturieren Sie den Bewerbungsprozess

• Gestalten Sie die Anweisungen klar, prägnant und einfach zu befolgen.
• Minimieren Sie redundante oder unnötige Schritte, um Frustrationen bei den Bewerbern zu vermeiden.

Verbesserung der Karriereseite

• Optimieren Sie die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Webseite.
• Bieten Sie ansprechende Bilder des Arbeitsplatzes, Erfahrungsberichte von Mitarbeitern und Informationen über die Unternehmenswerte an.

Erstellung attraktiver Stellenanzeigen

• Entwerfen Sie Stellenausschreibungen, die wichtige Details wie Unternehmensbeschreibung, Stellenbezeichnung, Verantwortlichkeiten, Qualifikationen, Vorteile und Kontaktinformationen hervorheben.
• Verwenden Sie eine ansprechende Sprache, um potenzielle Bewerber zu fesseln und sie zur Bewerbung zu ermutigen.

Pflege der Kommunikation mit abgelehnten Bewerbern

• Betrachten Sie den Aufbau eines Talentpools, indem Sie mit vielversprechenden Bewerbern, die kein Angebot erhalten haben, in Kontakt bleiben.
• Informieren Sie sie über zukünftige Stellenangebote und zeigen Sie Ihr anhaltendes Interesse an ihren Fähigkeiten.

Klarheit des Bewerbungsverfahrens

• Geben Sie den Bewerbern einen klaren Zeitplan und einen Überblick über die Auswahlphasen.
• Teilen Sie die Bewertungskriterien, die Formate der Vorstellungsgespräche und den erwarteten Zeitrahmen mit.

Behandlung der Bewerber mit der gleichen Sorgfalt wie Kunden

• Zeigen Sie während des gesamten Einstellungsprozesses Respekt, Aufmerksamkeit und Professionalität.
• Sorgen Sie für rechtzeitige Updates und Feedback, um Ihr Engagement für eine positive Erfahrung zu demonstrieren.

Durch die Umsetzung dieser Strategien können Sie ein Candidate Experience schaffen, das Toptalente anzieht, Ihre Arbeitgebermarke stärkt und langfristige Beziehungen zu Bewerbern fördert.

Was Unternehmen vermeiden sollten

Ein positiver Eindruck während des Einstellungsverfahrens ist entscheidend. Eine sorgfältige Vorbereitung und ein positives Bewerbererlebnis sind unerlässlich, um qualifizierte Talente zu gewinnen. Um einen guten Eindruck zu hinterlassen, sollten die folgenden Fehler vermieden werden:

• Übermäßig langwierige und verwirrende Bewerbungsverfahren mit unnötigen Schritten.
• Einsatz von standardisierten Antworten und klischeehaften Formulierungen.
• Verspätete oder gar keine Rückmeldungen nach Vorstellungsgesprächen, ein Phänomen, das auch als "Ghosting" bekannt ist.
• Überladene Stellenanzeigen mit zu viel Text.
• Vortäuschen von Unternehmenswerten und Nicht-Einhaltung der ausgewiesenen Unternehmenskultur.
• Kurzfristige Änderungen an geplanten Terminen.
• Nicht eingehaltene Vereinbarungen und falsche Versprechungen, beispielsweise das Ausbleiben versprochener Rückmeldungen.
• Unpünktlichkeit und dadurch verursachte lange Wartezeiten.
• Keine oder unehrliche Angaben von Gründen für Absagen.
• Mangelnde Gastfreundschaft, z. B. das Fehlen einer angemessenen Begrüßung der Bewerber oder das Nicht-Anbieten von Getränken.
• Mangelnde Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche.
• Durchführung von Vorstellungsgesprächen in einer Atmosphäre, die mehr einem Verhör gleicht.
• Verwendung veralteter Bewerbungsverfahren, z. B. die ausschließliche Annahme von Bewerbungen per Post.

Wenn Unternehmen diese Fehler vermeiden, können sie ihr Einstellungsverfahren verbessern und einen positiven Eindruck hinterlassen, der qualifizierte Talente anzieht und bindet.

Fazit

Die Bewerbererfahrung spielt eine entscheidende Rolle bei der Anziehung und Bindung von Top-Talenten. Unternehmen können ihre Arbeitgebermarke stärken, die Akzeptanzquote erhöhen und die Absprungrate senken, indem sie sich darauf konzentrieren, während des gesamten Bewerbungsprozesses einen positiven Eindruck zu vermitteln. Durch die Implementierung eines effektiven Managements der Bewerbererfahrung können Personalabteilungen gewährleisten, dass sich die Kandidaten von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Integration als vollwertige Mitarbeiter wertgeschätzt und unterstützt fühlen.