Employee Self Service (ESS)

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Der Employee Self Service (ESS) ermöglicht es den Mitarbeitern, auf ihre Daten zuzugreifen und sie zu aktualisieren, ohne die Hilfe der Personalabteilung in Anspruch nehmen zu müssen. Dies kann die Aktualisierung von Kontaktdaten, die Einsicht in Gehaltsabrechnungen und die Beantragung von Urlaub umfassen.

Employee Self-Service ist oft eine zeitsparende Maßnahme sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Personalabteilungen. Es ist jedoch wichtig, ein ESS-System sorgfältig zu implementieren, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

In diesem Artikel finden Sie einen vollständigen Leitfaden zum Employee Self Service, einschließlich seiner Vor- und Nachteile, Tipps für die Implementierung und vieles mehr.

Was ist Employee Self Service (ESS)?

Es handelt sich um eine Abkürzung für Employee Self Service auf Deutsch, abgekürzt ESS. Die Übersetzung ist also nicht ganz korrekt, denn es geht um die Selbstverwaltung der Mitarbeiter. Das Intranet, das Internet oder die HR-Software bieten den Mitarbeitern Zugang zu personaldaten. So können die Mitarbeiter zum Beispiel ihre Abwesenheiten, Urlaube und Arbeitszeiten erfassen. Über ihre digitale Personalakte können sie die Daten jederzeit verwalten. Die Personalabteilung ist für die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Reisekostenabrechnungen, Kontoänderungen und viele andere administrative Aufgaben zuständig.

Außerdem können Arbeitgeber und Personalleiter auf die Arbeitszeiten zugreifen. Sie werden es leichter haben, Urlaubsanträge oder Personalbedarf zu genehmigen, wenn sie deren Bedürfnisse berücksichtigen. Die Methode der Selbstverwaltung wird als Manager Self Service (MSS) bezeichnet.

Jeder Mitarbeiter und jede Abteilung hat individuelle Zugriffsrechte, um sicherzustellen, dass nicht alle Daten für alle sichtbar sind.

Wie funktioniert die Mitarbeiterselbstverwaltung?

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In der Regel werden Sie Ihren Mitarbeitern den Zugang zu einem ESS über das Intranet oder Webportal ihres Unternehmens ermöglichen. Online-Plattformen für die Mitarbeiterbeteiligung bieten einen einfachen Zugang zu einer Vielzahl von durchsuchbaren Wissensdatenbanken und interaktiven Websites - oft werden automatisierte Systeme mit ausgefeilten Funktionen kombiniert, um den Benutzern eine umfassende Mitarbeiterunterstützung zu bieten. Das Mitarbeiterportal kann auch mit folgenden Funktionen ausgestattet sein:

Ein Mitarbeiterforum ist ein Social-Media-Tool, das es den Mitarbeitern ermöglicht, Probleme zu diskutieren, gegenseitig Fragen zu beantworten und Lösungen zu finden.

Die Arten von Informationen, auf die Arbeitnehmer über das ESS zugreifen können

Das ESS kann Arbeitgebern viele verschiedene Arten von Informationen liefern. Hier sind einige Beispiele:

Persönliche Informationen, einschließlich Kontaktinformationen. Portalbenutzer können in der Regel ihre Adressen und Telefonnummern über das Portal aktualisieren.

Zeiterfassungsprotokolle. Die meisten Mitarbeiter können hier ihre geleisteten Arbeitsstunden einsehen, wenn sie diese erfassen. Die Mitarbeiter können das Portal auch nutzen, um anfragen auf PTO oder andere Urlaubsformen zu stellen.

Gehaltsabrechnungsdaten. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen enthalten die Gehaltsabrechnungen, die Steuerabzüge und die im letzten Jahr angesammelten Urlaubstage eines Mitarbeiters. Die Mitarbeiter können über das Portal beispielsweise Änderungen an ihren Steuerabzügen oder direkten Einzahlungen beantragen.

Leistungsprogramme. Manchmal kann das Portal genutzt werden, um sich direkt für bestimmte Leistungen anzumelden. Zum Beispiel können Sie während der offenen Anmeldephase eine Krankenversicherung auswählen.

Unternehmensrichtlinien. Richtlinien und Verfahren sowie ein vollständiges Handbuch des Unternehmens.

Mitarbeiterentwicklung. Die Einbeziehung von Plänen zur Mitarbeiterentwicklung wäre ebenfalls von Vorteil.

Mitarbeiter- oder Reisekosten. Sie können die Erstattung von Reisekosten und die Verfolgung von Mitarbeiterausgaben integrieren.

Was sind die Merkmale eines effektiven ESS-Systems?

Veröffentlichung und Bereitstellung von Inhalten durch Mitarbeiter: Die Mitarbeiter können Inhalte in der Wissensdatenbank veröffentlichen und sie über Kategorien und Tags organisieren und abrufen. Dies hilft ihnen, relevante Informationen schnell zu finden.

Zuständigkeiten und Aufgaben der Mitarbeiter: Die Mitarbeiter können im ESS-System auch mehrere Pflichten und Aufgaben zuweisen. Sie können sich über ihre aktuellen und anstehenden Aufgaben benachrichtigen lassen.

Mitarbeiteranfragen: Das ESS sollte es den Mitarbeitern ermöglichen, Anträge zu stellen, z. B. auf Freistellung oder Kostenerstattung, und den Status dieser Anträge zu verfolgen.

Wissensdatenbank: Das ESS sollte eine Wissensdatenbank bereitstellen, in der die Mitarbeiter Antworten auf häufig gestellte Fragen finden können.

Organisatorische Informationen: Das ESS sollte einen zentralen Ort für die Speicherung und den Zugriff auf organisatorische Informationen, wie z. B. Richtlinien und Verfahren, bieten.

Live-Chat für Mitarbeiter: Als Teil der ESS-Plattform können die Mitarbeiter mit einem Live-Agenten in Echtzeit über die ESS-Plattform chatten. Die Mitarbeiter müssen lediglich ein Thema aus den angebotenen Kategorien auswählen, um ein Thema für ihre Unterhaltung zu wählen.

Mitarbeiter-Foren: Ein Link zu einem Mitarbeiterforum im ESS-System ermöglicht es den Mitarbeitern, sich untereinander auszutauschen, zusammenzuarbeiten und Lösungen für Probleme innerhalb des Systems zu entwickeln.

Vorteile der Verwendung von ESS

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Für die Mitarbeiter ist es von Vorteil, direkten Zugang zu diesen Informationen zu haben. Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung nicht bei jeder Anfrage eines Mitarbeiters von Hand nach diesen Informationen suchen müssen. Das spart ihnen eine Menge Zeit. Daneben gibt es noch folgende Vorteile:

  • Durch den direkten Zugang zu den Mitarbeitern ist es wahrscheinlicher, dass sie Korrekturen vornehmen oder die Informationen überprüfen.
  • Mitarbeiterportale können Daten aus verschiedenen Quellen sammeln und bieten so eine zentrale Anlaufstelle für Informationen zu Gehaltsabrechnung, Richtlinien, Schulung, Entwicklung und anderen Themen.
  • Diese Art von Informationen kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihrer Arbeit erhöhen.
  • Die Mitarbeiter können jederzeit und überall darauf zugreifen, ohne auf Unterstützung warten zu müssen. Selbst wenn sie Hilfe benötigen, können sie den ersten Schritt noch erledigen.
  • Durch den direkten Zugriff auf die Mitarbeiterdaten können Arbeitgeber Geld sparen. Da nur die Mitarbeiter, die Papierkopien benötigen und schätzen, diese auch ausdrucken, werden die Druck- und Verteilungskosten gesenkt. ESS können Arbeitgebern auf diese Weise helfen, papierlos zu werden.

Nachteile der Verwendung von ESS

Es ist wichtig zu beachten, dass die Verwendung von ESS auch einige potenzielle Nachteile hat. Ein paar Beispiele sind:

  • Die Integration mehrerer Plattformen könnte eine technische Herausforderung darstellen, wenn die Informationen aus unterschiedlichen Quellen stammen.
  • Auch die Mitarbeiter müssen für ein ESS geschult werden. Auch wenn die einzelnen Abschnitte relativ einfach sind, kann die Schulung für dieses System intensiver sein, da es viele verschiedene Aspekte umfasst.
  • Es ist immer noch notwendig, alle Systeme zu pflegen. Das gilt natürlich schon immer, wird aber immer wichtiger, da die Mitarbeiter ständig genaue und aktuelle Informationen erwarten. Der Verwaltungsaufwand kann dadurch zunehmen.

Das ESS Ihres Unternehmens: Tipps und Tricks

Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren gleichermaßen von der Selbstverwaltung. Um Ihre Mitarbeiter von der Selbstverwaltung zu überzeugen, ist es wichtig, die folgenden Tipps umzusetzen, insbesondere bei der Einführung neuer Systeme und Prozesse.

  • Bringen Sie Argumente vor, die Ihre Mitarbeiter überzeugen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter den Mehrwert der Mitarbeiter-Selbstverwaltung verstehen. Einige Prozesse, wie z. B. Urlaubsanträge, werden durch die Selbstverwaltung vereinfacht und beschleunigt.
  • Stellen Sie sicher, dass es einfach zu bedienen ist. Selbstbedienungssysteme müssen einfach sein, denn Zeit- und Arbeitsersparnis sind nur dann von Vorteil, wenn sie von einem einfachen Lernprozess begleitet werden.
  • Unterstützen Sie anfangs Ihre Mitarbeiter. Ein Schritt-für-Schritt-Workshop, in dem das neue System erklärt wird, wäre hilfreich. Die Mitarbeiter sollten dann einen Ansprechpartner haben, der Fragen beantworten und Probleme bei der Selbstverwaltung lösen kann.
  • Sichern Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter und halten Sie sie GDPR-konform. Der Datenschutz ist ein wichtiges Anliegen, insbesondere bei der Einführung neuer Systeme zur Datenverwaltung. Sorgen Sie für einen sicheren und sensiblen Umgang mit den Daten Ihrer Mitarbeiter und deren Kommunikation.

Fazit

Employee Self Services (ESS) ist eine hervorragende Möglichkeit für Unternehmen, die Kommunikation zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Durch den Einsatz eines employee self service software können Unternehmen ihren Mitarbeitern einen zentralen Ort zur Verfügung stellen, an dem sie auf wichtige Informationen zugreifen und Aufgaben wie die Beantragung von Urlaub und die Einsicht in Gehaltsabrechnungen erledigen können. ESS-Systeme erleichtern es Unternehmen auch, den Überblick über Mitarbeiterdaten und die Einhaltung von HR-Vorschriften zu behalten.

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